在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这个充满机遇与挑战的时代，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化财务平台——合思档案。这一数字化财务平台的出现，犹如一场及时雨，为企业解决电子凭证管理难题提供了有力支持，具有重大的现实意义。
红枣上市企业的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着公司业务的不断拓展和数字化时代的到来，传统的财务档案管理方式逐渐成为企业发展的瓶颈。
在财务归档方面，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每到归档时，财务人员就像陷入了一场繁琐的“拼图游戏”，在浩如烟海的纸质档案中寻找匹配的文件。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，一旦出现档案遗失，后续的审计和查询工作将变得异常艰难。
纸质档案的查找问题也让企业颇为头疼。受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间。工作人员需要在堆满文件的档案室中来回奔波，逐一查找所需资料，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能影响企业的决策速度。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。公司需要租赁专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行日常的整理和保管工作。随着档案数量的不断增加，管理成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的负担。
合思档案的定制化破局方案
面对好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理难题，合思档案数字化财务平台凭借其先进的技术和创新的理念，为企业提供了一套全方位的解决方案。
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打破数据壁垒实现同源互通
合思档案数字化财务平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个平台上，财务人员可以便捷地利用数据，通过一键联查功能，快速获取与业务相关的单据、发票、回单和凭证等信息。这就好比为财务人员配备了一个智能助手，大大提高了工作效率。以往需要花费大量时间进行人工核对的工作，现在只需轻轻一点，即可完成，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
自动组装档案提升审计效能
在审计方面，合思档案数字化财务平台采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式大大提升了审计效率。在内外审计过程中，审计人员可以直接在平台上获取准确、完整的档案数据，无需再花费大量时间在纸质档案中查找和核对信息。同时，平台还提供了详细的审计轨迹和数据分析功能，帮助审计人员快速发现问题和异常，为企业的合规经营提供了有力保障。 -
实物高效管理精准定位查询
对于实物档案的管理，合思档案数字化财务平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。在查阅档案时，工作人员只需在平台上输入相关信息，即可查询到电子档案，并根据系统提示找到对应的实物档案。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
数字化转型后的显著成效
在使用合思档案数字化财务平台后，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的财务归档和查询工作，现在通过平台的自动化处理和便捷查询功能，大大缩短了工作时间。财务人员可以将更多的时间用于财务分析和决策支持，为企业的发展提供更有价值的服务。
总部接收管理耗时减少了80%。通过平台的数字化传输和共享功能，总部可以实时获取各部门的财务档案信息，无需再等待纸质文件的传递和整理。这不仅提高了信息的及时性和准确性，还减少了总部的管理成本。
借阅管理耗时减少了67%。在传统的纸质档案管理模式下，借阅档案需要填写繁琐的申请表格，经过多级审批，还需要人工查找和借阅登记。而在合思档案数字化财务平台上，借阅者可以直接在平台上提交借阅申请，系统自动审批，借阅者可以快速获取电子档案或根据系统提示找到实物档案。这大大提高了借阅效率，满足了企业日常工作的需要。
通过使用合思档案数字化财务平台，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这一成效不仅体现在直接的人力和物力成本节约上，还体现在提高工作效率、降低管理风险等方面带来的间接效益上。
合思档案的价值与未来展望
合思档案数字化财务平台的出现，为企业带来了诸多价值。它帮助企业实现了降本增效，通过提高工作效率、减少人工耗时和管理成本，让企业在激烈的市场竞争中更具优势。同时，平台严格遵循国家相关法规和标准，确保企业的财务档案管理合规经营。此外，电子会计档案的使用减少了纸质档案的使用，降低了对环境的影响，实现了低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营。
展望未来，合思档案数字化财务平台将继续秉承创新、高效、专业的理念，不断优化和完善产品功能，为企业提供更加优质的服务。随着数字化时代的不断发展，电子凭证管理将变得更加智能化、便捷化。合思档案将紧跟时代步伐，引领企业进入电子凭证管理的新时代。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案数字化财务平台。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，通过扫描二维码，了解合思档案和更多成功案例。同时，我们还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案数字化财务平台的强大功能和卓越价值。不要错过这个提升企业财务管理水平的机会，赶快行动吧！
