发票数字化流程下合思档案解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这使得企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设成为亟待“恶补”的短板。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这一切都表明企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都面临着各自的痛点。企业高管们头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅耗费大量资金，还占据大量存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥沼，整理工作耗时耗力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费了大量时间。同时，企业纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一套全面、高效、合规的财务档案管理方案，优化发票数字化流程。

多元方案精准适配

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，优化发票数字化流程。

单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实、合规，优化发票数字化流程。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，优化发票数字化流程。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，优化发票数字化流程。

强大功能保驾护航

合思档案拥有一系列强大的功能，涵盖电子会计档案全生命周期管理、多源采集、智能制档、档案管理和应用等方面，为发票数字化流程提供有力支持。

电子会计档案全生命周期管理功能丰富。智能采集通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等实现。预归档服务包含自动归档、业务检测等。基础管理涉及档号管理、账套管理等。档案服务有身份调查、全文检索等。还有统计分析和应用层的辅助审计等功能，确保发票数字化流程顺畅。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，助力发票数字化流程。

智能制档通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。通过字段映射实现查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，优化发票数字化流程。

档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建等。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准，支持唯一性、合理性、稳定性原则，同时支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则，保障发票数字化流程安全。

核心亮点闪耀价值

合思档案具有显著的核心亮点，在发票数字化流程中发挥着重要作用。

显著的降本增效是其一大亮点。它能更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。档案不打印，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%，优化发票数字化流程。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让发票数字化流程更加顺畅。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别数据割裂问题，助力发票数字化流程。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为发票数字化流程提供有力保障。

多角色场景价值凸显

合思档案在不同角色和场景下都体现出了巨大的价值，优化发票数字化流程。

对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，保障发票数字化流程顺利进行。

对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，优化发票数字化流程。

在企业日常运营中，可解决会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，让发票数字化流程更加高效。

典型场景全面覆盖

合思档案在企业不同环节的档案管理需求中都有典型的使用场景，优化发票数字化流程。

在档案采集环节，可通过直联获取全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，也可上传纸质原始凭证影像，还支持扫码装盒、移动上架等操作，为发票数字化流程提供基础数据。

在档案制档环节，系统会自动整理、匹配、组件，完成档案制档，确保发票数字化流程中的档案准确无误。

在档案管理环节，以主动利用电子档案为主，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作，同时以纸质档案作为辅助备查，保障发票数字化流程的安全性和可追溯性。

在档案利用环节，可实现一站式预览，穿透联查凭证、业务单据、发票以及银行回单等，满足多场景档案应用需求，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，让发票数字化流程的成果得到充分利用。

成功案例见证实力

众多企业的成功案例充分证明了合思档案的卓越性能和应用效果，优化发票数字化流程。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效，如数据加载30s、关联匹配15min，节约了大量人力和物力成本，优化发票数字化流程。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，助力发票数字化流程。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，优化发票数字化流程。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理和利用环节的问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为发票数字化流程提供了有力支持。

市场定位独具优势

合思在市场中具有独特的定位和差异化优势，为发票数字化流程提供可靠保障。

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的市场影响力和公信力。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，技术实力雄厚。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，保障发票数字化流程的稳定性和适应性。

合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值，助力发票数字化流程高效运行。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，优化发票数字化流程。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供更优质的服务和解决方案。

企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或者扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式了解更多合思档案的信息。现在就免费试用合思档案解决方案，开启企业财务档案管理的数字化新时代，优化发票数字化流程。