在数字化浪潮的推动下，2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺。这一变革为企业财务档案管理带来了全新的挑战，使得企业信息化建设的短板亟待弥补。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同层面都面临着诸多问题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的困扰，同时档案数据难以分析利用。财务人员则需要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作繁琐至极。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
从成本角度来看，企业面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的浪费。高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，使得内部协作滞后。此外，企业还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏，这些都造成了财税管理的低效。
即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。在这样的背景下，合思档案应运而生，它的出现为企业解决财务档案管理难题提供了必要且重要的解决方案。
合思档案解决方案全景图
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，包括单套制解决方案以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，充分满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障了财务合规。
合思档案核心功能与独特优势
合思档案在多源采集方面表现出色，支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可以可视化展示。
在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。
档案应用方面，合思档案实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。同时，它还提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
合思档案应用场景与成功案例
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据的应收尽收。自动匹配组装档案，使得会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业的显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票和回单台账，存储发票和回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测方面，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，采用混序归档和银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力、浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险。整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。实现了以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用效果，能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验智能合规管理的魅力，不妨联系合思，开启免费试用，一起开启财务档案管理的新篇章。
