在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细的管理，而档案管理作为企业运营的重要组成部分，其重要性不言而喻。金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，已发展成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的业务规模，使得企业档案整理工作面临着巨大的挑战。
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思能够为客户提供全方位财务数智化服务。面对金牌橱柜在档案管理方面的需求，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
困境重重：金牌橱柜档案管理现状剖析
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数据散落：档案整理难上加难
在企业档案整理工作中，金牌橱柜面临着会计档案散落各系统的问题。这些档案数据分散在不同的系统中，难以进行有效的整合和利用。会计人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等工作。这种传统的档案整理方式不仅效率低下，而且容易出现错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。 -
保管繁琐：后续管理问题多
在档案保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种保管方式增加了档案管理的复杂性和成本。同时，由于档案以纸质形式为主，在每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，耗费大量的时间和人力。 -
利用低效：信息获取成难题
在档案管理利用方面，金牌橱柜主要采用纸质档案管理方式。这种方式使得档案的查询和利用效率极低，无法满足企业快速发展的需求。在需要查阅档案时，工作人员需要花费大量的时间在众多的纸质档案中寻找所需信息，严重影响了工作效率。
精准出击：合思解决方案亮点呈现
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统一存储：打破数据孤岛壁垒
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，统一存储是关键的一环。通过打破数据孤岛，合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这样一来，企业的档案数据得到了有效的整合和管理，提高了档案数据的利用效率。 -
证据链全：构建业财一体桥梁
搭建完整的业务证据链是合思解决方案的另一个重要亮点。通过构建会计资料之间的关系，合思实现了以业务为核心的证据链条，使得业财一体双向穿透成为可能。这不仅提高了企业财务数据的准确性和可靠性，还为企业的决策提供了有力的支持。 -
共享便捷：一站式查阅新体验
合思的解决方案还实现了数据共享和一站式查阅。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，使得档案查阅变得便捷高效。工作人员只需在系统中输入相关关键词，即可快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。 -
回单无纸化：降本增效新举措
在银行回单管理方面，合思实现了海量银行回单的自动采集、切割和组装，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了企业的成本，还提高了回单管理的效率和准确性。
稳步推进：方案实施有序开展
合思依据统一存储、业务证据链搭建、数据共享及银行回单无纸化等方案要点，逐步在金牌橱柜推进相关工作。在实施过程中，合思的专业团队与金牌橱柜的相关部门密切合作，确保方案的顺利实施。他们对金牌橱柜的现有档案管理系统进行了全面的调研和分析，制定了详细的实施计划，并按照计划逐步推进各项工作。在实施过程中，合思还对金牌橱柜的员工进行了系统的培训，确保他们能够熟练掌握新的档案管理系统的操作方法。
成效显著：方案实施成果斐然
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效率提升：时间成本大幅降低
通过合思的解决方案，金牌橱柜在企业档案整理方面取得了显著的成效。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了企业的整体运营效率。 -
成本节约：经济效益十分可观
合思的解决方案还为金牌橱柜节省了大量的成本。预估节省总体成本30万 + /年。这不仅包括了纸张、印刷、存储等直接成本的节约，还包括了人力成本的降低。通过实现档案管理的数字化和自动化，减少了人工操作的环节，提高了工作效率，从而降低了企业的运营成本。 -
合规保障：档案管理更规范
在档案合规性方面，合思的解决方案使得金牌橱柜的档案合规性达到了100%。通过建立完善的档案管理制度和流程，实现了档案的规范化管理，确保了企业档案的安全性和完整性。
高度认可：金牌橱柜积极反馈
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案极大地提升了公司档案管理的效率和合规性，节省了大量成本，为公司的数字化转型提供了有力支持。在合作过程中，合思的专业团队展现出了高度的敬业精神和专业素养，他们能够及时响应金牌橱柜的需求，为金牌橱柜提供优质的服务。通过与合思的合作，金牌橱柜在企业档案整理方面取得了显著的进步，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为领先的财务数智化服务提供商，已帮助众多企业如金牌橱柜等实现降本增效、合规经营。如果您的企业也面临企业档案整理等财务难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com与我们联系，您还可以免费试用我们的产品，让有限更有效。
