费用核算系统助力企业电子会计档案管理新变革

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业财务数智化的关键一环。随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战，其信息化建设亟待加强。在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着诸多档案管理难题。企业高管承受着纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以有效分析利用的压力；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时也面临着流程繁琐、耗时耗力的问题。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，且电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

合思档案：痛点克星精准出击

合思档案针对企业档案管理的痛点，精心打造了一系列解决方案，能够满足不同角色和不同场景的多样化需求。

对于 CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力的助手，能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供数智化支持，助力企业降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的神器。它能让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。它支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能魔方：全面赋能电子会计档案管理

合思档案拥有丰富多样的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，全面支持企业电子会计档案管理。

在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供了多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，它能让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能也十分强大。它具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，它支持自定义档案目录分类，可灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业根据自身制度自主排列、扩展。

档案应用方面，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。它实现了一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，实现档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控以及线下实物管理。

核心亮点：闪耀企业档案管理舞台

合思档案具有诸多核心亮点，如便捷调阅、混序归集、合规性强、大数据处理能力等，能够为企业提供高效、安全、合规的档案管理服务。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

应收尽收，采用“四性检测”+“业务检测”双模检测方案，满足财务档案管理要求特殊性，实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性；四性检测满足国家档案局相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

价值凸显：企业档案管理的得力伙伴

合思档案为企业带来了显著的价值，包括降本增效、提升管理效率、保障合规性、实现数据价值等。

它实现了显著的降本增效，可节约纸张成本 70%、整理成本 75%，检索效率提升 90%，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

场景适配：满足多元企业需求

合思档案适用于多种典型使用场景，涵盖不同行业和企业规模，能有效解决企业在档案管理过程中的实际问题。

对于年单据量巨大的企业，如某企业年单体数据量 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，降低企业成本，提高管理效率。

集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，帮助企业实现标准化落地，力保电子会计档案合规，响应“双碳”指标。

多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，降低财务管控风险，节省成本。

K12 民办教育集团存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案可简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询。

成功案例：实力见证价值

多个成功案例证明了合思档案在不同企业中的有效性和价值，为企业的档案管理带来了显著的改善。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%，向无纸化目标迈进。

徐福记多地连锁门店、70 +分公司，年数据量 2.6 亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

市场定位：差异化优势铸就卓越

合思档案在市场上具有独特的定位和差异化优势，能够满足企业多样化的需求，为企业提供更优质的服务。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，获得福布斯中国科技 50 强、SOC1 和 SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，其便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，与市场上其他产品形成差异化。

合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票时代的要求。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更全面、更优质的服务。

在当前经济环境下，合思档案为企业电子会计档案管理提供了全面、高效、合规的解决方案，具有显著的价值和优势。它能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然趋势。合思档案将持续迭代优化，为企业提供更好的服务。合思拥有专业的研发团队和广泛的服务网络，能够为企业提供全方位的技术支持和服务保障，帮助企业实现电子会计档案管理的数字化转型。如果您想进一步了解合思档案的费用核算系统，可拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码，还可以免费试用，积极行动起来，提升企业档案管理水平。