合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型新潮流

在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，数电票正以前所未有的速度在企业间广泛普及。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖。这一变革在为企业带来便利的同时，也使企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多档案管理痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗时。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

尽管国家政策支持电子会计档案管理，如《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》《会计档案管理办法》等全面肯定了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题。而合思档案的出现，正是为解决这些痛点而来。

多元方案 满足企业多样需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，宛如一位全能助手，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能实现秒级查询；档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理。

全面功能 彰显专业实力

合思档案的功能全面且专业，犹如一个精密运转的机器，为企业财务档案管理提供全方位支持。
– 多源采集
支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
– 智能制档
通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 档案管理
包括权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。
– 档案应用
实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点 铸就竞争优势

合思档案具有众多核心亮点，使其在市场竞争中脱颖而出。
– 合规性
合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，同时提供业务检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
– 高效性
能为企业节省成本和提高效率，如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升。还能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。
– 创新性
提供领先的单套制解决方案，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务；档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高；会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
– 灵活性
具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化；还提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

显著价值 助力企业发展

合思档案为企业带来了多方面的显著价值。
– 降本增效
更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，降低企业的显性成本和隐形成本，如减少纸张打印成本、存储空间成本等。
– 提升管理水平
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现业财融合，提升企业的管理水平。
– 实现数据价值
让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，为企业决策提供支持。
– 推动数字化转型
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现数字化转型。

典型场景 凸显实用价值

合思档案在不同场景下都展现出了强大的适用性和实用性。
– CEO/高管
可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。
– 归档员/财务
可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
– 外部审计
可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
– 实物档案管理
能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享，批量作业，极简管理，低碳环保。

成功案例 见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效。
– 某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量14W +，单据总量50W +，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
– 世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理问题。合思档案的单套制管理方案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 彰显独特优势

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

它是领先的单套制电子会计档案管理平台，其便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，以及大数据解决方案、档案扩展解决方案、数电票解决方案等，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有创新性和领先性。

合思档案具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有强大的规则匹配能力，实现100%自动归档；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，及时应对变化，这些都是其差异化优势。同时，合思档案获得了多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，体现了其技术实力和可靠性。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，助力企业实现业财融合和数字化转型。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在未来发挥重要作用。众多客户的选择，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，也证明了其产品的可靠性和价值。

如果您想开启高效、合规的财务档案管理之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序联系合思，还可免费试用，体验合思档案带来的卓越价值。