在企业的运营管理中，财务档案管理是至关重要的一环。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的企业，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在财务档案管理方面也曾面临诸多难题，而合思档案的出现，为其解决了这些困扰。接下来，让我们深入了解这个精彩的财务报销案例。
金牌橱柜：业务背景下的管理痛点
- 档案整理：数据散落难利用
金牌橱柜在财务档案整理环节面临着巨大挑战。会计档案分散在各个系统中，形成了一个个数据孤岛。工作人员需要逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列操作不仅耗费大量的时间和人力，而且档案数据难以有效利用，信息的流通和共享受到极大限制。 - 档案保管：流程繁琐待优化
财务档案在临时保管1年后，需要移交至综合档案管理。这一过程涉及多个环节和部门，手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况，增加了管理的风险和成本。 - 档案存储：空间与成本压力
独立的档案室用于存放纸质档案，随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，对存储空间的需求也越来越大。这不仅增加了企业的场地租赁成本，还对档案的安全保管提出了更高的要求。 - 档案管理利用：效率低下体验差
企业以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率极其低下。而且，这种传统的管理方式难以满足企业快速发展的需求，无法及时为决策提供准确的财务信息。
合思档案：量身定制解决方案
- 统一存储：打破数据壁垒
合思档案为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案。它打破了各系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这使得企业的财务档案数据能够集中管理，方便了后续的查询和使用。 - 业务证据链完整：实现业财一体
通过搭建会计资料之间的关系，合思档案为金牌橱柜构建了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这意味着企业能够更加清晰地了解每一笔业务的财务情况，以及每一项财务数据背后的业务逻辑，为企业的财务管理提供了有力的支持。 - 数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以通过一站式查阅功能，快速准确地找到所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了工作效率，节省了时间和精力。 - 银行回单无纸化：降本增效新突破
针对海量银行回单的管理难题，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的存储和管理成本，还提高了数据的准确性和及时性，助力企业实现降本增效。
解决方案实施：步步为营见成效
- 数据采集：智能高效互联
合思档案通过开放式接口与企业各系统进行互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统能够自动切割，对数电票实现自动化解析。这一过程高效准确，确保了数据的完整性和及时性。 - 数据处理：关联组装检测
采集到的数据经过智能关联和自动组装后，会进行四性检测、业务检测，并生成自定义版式文件。这些检测和处理步骤保证了档案数据的质量和合规性，为后续的管理和使用提供了可靠的基础。 - 权限管控：灵活安全保障
在档案管理过程中，合思档案实施了精准的权限管控，灵活扩展档案目录，并进行水印管理。同时，保证档号符合国标要求，确保了档案数据的安全性和规范性。 - 检索借阅：多维便捷服务
合思档案为金牌橱柜提供了多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。此外，实物混序归档和可视化盘点档案数据的功能，进一步提高了档案管理的效率和准确性。
合作成果：效益显著获认可
- 时间成本双降
通过使用合思档案，金牌橱柜在档案匹配耗时上减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的工作人员能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了整体工作效率。 - 成本大幅节省
预估每年节省总体成本30万以上，这一成果直接体现在企业的财务报表上，为企业的发展提供了更多的资金支持。 - 合规性百分百
合思档案确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%，有效降低了企业的合规风险，为企业的稳定发展提供了坚实的保障。
金牌橱柜反馈：高度评价合思档案
金牌橱柜对合思档案给予了高度评价。合思档案帮助企业实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，大幅降低了成本，确保了档案合规性。通过这次合作，金牌橱柜深刻体会到了合思档案的强大功能和专业服务，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
行动号召：选择合思档案开启高效管理之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效益。
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