在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍待解决。
传统纸质档案管理更是存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。像 COMMUNE 幻师档案耗材、打印、存储成本达 53323 元/年。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求，如高新兴科技集团电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生。
合思档案：财务数智化的得力助手
北京合思信息技术有限公司创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位财务数智化服务。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于在行业应用中的深度实践与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义。
核心功能：畅享便捷高效档案管理
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全生命周期管理：无缝衔接每个环节
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在智能采集方面，外部借助 OCR 识别、RPA 技术等生态，内部通过 EAI 插件、API 接口等系统，确保数据准确收集。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为档案管理打下坚实基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，而档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等支持。 -
档案采集：开放互联精准采集
档案采集时，合思档案采用开放式接口互联，支持自主采集。大文件自动切割，数电票自动化解析，提高了采集效率和准确性。员工在进行报销记录查询时，能够更快速地获取相关凭证数据，无需担心数据采集不完整或不准确的问题。 -
档案制档：智能关联自动组装
制档过程中，合思档案实现智能关联、自动组装。同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。在报销记录查询时，能够快速定位到相关的档案信息，方便进行核对和审查。 -
档案利用：多维检索便捷预览
在档案利用方面，合思档案提供多维检索和一站式预览功能。支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档并实现可视化盘点档案数据。员工在进行报销记录查询时，可以通过多种方式快速找到所需的档案，大大提高了工作效率。
用户收益：降本增效立竿见影
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自动化归档：告别繁琐重复工作
合思档案实现自动化归档，让员工告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。在报销记录查询时，能够快速获取准确的档案信息，减少了人工查找和核对的时间。 -
成本节约：真金白银看得见
以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。不同企业使用合思档案后也都取得了显著的收益。好想你减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
典型应用场景：满足多元业务需求
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财务报销：线上报销轻松搞定
在财务报销场景中，员工可以通过合思档案实现线上报销，无需打印任何单据，告别复杂流程，报销不再费神。云南菜品牌连锁企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。员工在进行报销记录查询时，只需在系统中操作即可，方便快捷。 -
审计场景：提升审计效率
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。好想你实现自动组装，审计便捷，以档案数据为标准进行审计。在报销记录查询时，审计人员可以快速获取准确的档案信息，提高审计工作的准确性和效率。 -
档案查阅：精准定位快速查询
在档案查阅场景中，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你通过该方式提升档案查阅效率。员工在进行报销记录查询时，能够快速找到相关的实物档案，提高工作效率。 -
业财融合：提高融合效率
在业财融合场景中，合思档案帮助企业提高业财融合效率。云南菜品牌连锁企业通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率 80%。在报销记录查询时，能够更好地关联业务和财务数据，为企业决策提供有力支持。
客户成功案例：实力见证卓越效果
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好想你：打破壁垒提升效率
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，获得了显著的成本节约和效率提升。在报销记录查询方面，员工和审计人员都能够更快速、准确地获取所需信息。 -
COMMUNE 幻师：自动化归档降本增效
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本 50%，提高效率，深度分析档案数据满足内审需求，取得了纸张使用量、存储空间减少和成本节约、报销效率提升等多方面收益。在报销记录查询时，员工能够更方便地了解报销进度和相关信息。 -
金牌橱柜：统一存储助力降本
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，实现全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性 100%。在报销记录查询时，能够更快速地获取完整的档案信息。 -
帆书：数字化存储高效管理
帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，财务结账效率提高 50%，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。在报销记录查询时，能够更便捷地获取财务档案信息。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”。
如果您的企业也想摆脱传统档案管理的困境，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。现在拨打 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com ，或扫描二维码，了解合思档案和更多案例，还可免费试用，开启高效档案管理之旅！
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