在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统会计档案管理模式却如同一位蹒跚老者，难以跟上时代的步伐，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。例如，当需要查询某笔报销记录查询时，工作人员可能需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，效率极其低下。而且，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。像 COMMUNE 幻师，档案耗材、打印、存储成本达 53323 元/年。更重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求，如高新兴科技集团电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。在这样的背景下，解决传统会计档案管理的痛点显得尤为迫切。
合思档案：财务数智化的破局之钥
合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到企业在传统会计档案管理方面的困境，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润。
基于在行业应用中的深度应用与案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有很好参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。合思档案可以实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业实现真正数字化，优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，它能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供优质的服务和支持。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思的服务网络中找到贴心的解决方案。
合思档案：核心功能铸就卓越优势
合思档案具有众多独特的核心功能和优势，犹如一座功能强大的财务宝库，为企业带来诸多便利。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。智能采集可通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）、内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），确保高效准确地获取各类会计档案信息。例如，当企业进行报销记录查询时，系统能够快速从海量数据中准确提取相关信息。
档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。通过合思档案，企业可以实现凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。
在档案管理方面，做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。确保档案数据的安全性和合规性，只有经过授权的人员才能进行报销记录查询等操作。档案利用具备多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以通过多种方式进行报销记录查询，如按时间、按项目、按人员等，方便快捷。
以年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元；年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元；年总节约成本=338,910 元。这些数据充分体现了合思档案在成本节约方面的显著优势。
合思档案：多行业应用彰显非凡价值
合思档案在不同行业都有着出色的应用表现，为企业带来了实实在在的效益。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。通过打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。在进行报销记录查询时，工作人员无需再像以前那样翻阅大量纸质档案，只需在系统中轻轻一点，相关信息便一目了然。自动组装，审计便捷，提升审计效率；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。
餐饮行业的 COMMUNE 幻师，上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。实现了无纸化管理，自动化归档和财务数据分析；去人工化，减少人力成本 50%，提高效率；资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。员工在进行报销记录查询时，能够快速获取所需信息，大大提高了工作效率。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达 100%。通过统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装。企业在进行报销记录查询时，可以更加便捷地获取完整的业务信息。
数字阅读行业的帆书，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。通过保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险；审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。在进行报销记录查询时，系统能够提供准确、完整的信息，为企业的财务管理提供有力支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案能够帮助企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
企业可以抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，提升自身的财务管理水平和竞争力。如果您想进一步了解合思档案，可拨打 400 – 105 – 6505，或访问网址 www.hosecloud.com，还可通过扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您可以免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅。
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