合思档案：解锁财务报销新境界，引领电子会计档案管理变革

在当今数字化浪潮中，企业财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，催促着企业加速财务档案管理的信息化进程。传统纸质档案管理，在数电票快速扩张的背景下，显得愈发捉襟见肘。

纸电混合时代，企业各层级人员都在为纸质档案管理问题所困扰。企业高管面对的是巨大的管理成本和有限的存储空间，档案数据零散，难以发挥其应有的价值，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动匹配、核对确认等繁琐流程，耗费大量时间和精力。业务人员在报销环节，要留存并上交纸质票据，流程复杂，效率低下。

传统纸质档案管理还存在诸多成本和风险问题。显性成本如纸质凭证输出耗材和存储空间费用居高不下；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作、粗糙的查询调阅条件以及数据的无效利用，都在无形中增加了企业的负担；合规风险更是不容忽视，电子会计凭证缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在数字化推行过程中，仍未完全解决纸质文件储存和数据存储等问题。

面对这些问题，合思档案应运而生，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”，助力企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

全面方案：满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案就像一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它还能降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的便利。它让档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。

功能模块：展现强大实力

合思档案拥有电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理的功能，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等多个功能模块，构建了一个全面而强大的管理体系。

智能采集功能是合思档案的一大亮点。它具备外部生态的规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL 封装等能力，同时还有内部的 EAI 插件、API 接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等支持，确保数据采集的全面性和准确性。

预归档服务方面，合思档案提供自动归档、业务检测、检测台账、动态介质打标、增量归档、归档管理等功能，为档案的正式归档做好充分准备。

基础管理功能也十分完善，包括档号管理、账套管理、组织权限管理、水印管理、动态 API 管理、检索方案管理、审批流管理、版式文件管理、采集源管理、申请模板管理、库房管理、任务管理，以及档案储存的原文件管理、元数据管理、对象储存、存储空间管理等，确保档案管理的各个环节都能得到精细把控。

核心亮点：凸显独特优势

大数据处理能力是合思档案的核心竞争力之一。它的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值。

合规性保障方面，合思档案做到了应收尽收。“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

灵活扩展性也是合思档案的一大特色。其档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

数电票解决方案更是为企业应对数电票时代提供了有力支持。它提供 9 类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

企业价值：实现降本增效

合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，同时提升了检索效率，保障了管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。

它还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

典型场景：彰显适用灵活

多源采集场景下，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档场景中，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理场景里，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

档案应用场景中，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

成功案例：见证卓越成效

在财务报销案例中，众多企业通过合思档案实现了财务档案管理的变革。某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。最终实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

世界上最大的重型装备制造商之一，曾面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。同时，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效包括以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：确立领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。合思创立于 2014 年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点 100%成功验收。它通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

展望未来：携手开启新篇

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票时代的发展和企业数字化转型的需求不断增加，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务。目前已有众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择合思档案，开启高效、合规的电子会计档案管理之旅。

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