在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上有着自己的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期目标存在较大差距。这也凸显了其在财务数字化方面的迫切需求与痛点，而差旅费用审批软件在其中的重要性也逐渐显现。
转型痛点：差旅费用审批的重重困境
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操作体验不佳与合规难题
动力源的员工在处理申请单时，需要在各个系统间频繁切换提交，这无疑增加了操作的复杂性和时间成本。而财务人员在处理报销数据时，不得不手工录入系统，发票的验真、查重也只能靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得整个报销流程效率低下，合规性也难以保障。差旅费用审批软件的出现，有望改善这种局面。 -
系统割裂与信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整。差旅费用审批软件能够打破系统间的壁垒，实现信息的实时共享和联动。 -
业务复杂与稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式给差旅费用审批带来了巨大挑战。差旅费用审批软件可以根据不同的业务场景和支付方式，提供个性化的审批流程。 -
组织架构复杂与流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。差旅费用审批软件可以统一业务流程，提高信息的一致性和准确性。
合思方案：差旅费用审批的破局之策
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系统集成新突破
合思为动力源提供了强大的系统集成方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据之间的隔阂，为差旅费用审批提供了更全面、准确的数据支持。差旅费用审批软件通过与其他系统的集成，能够更好地实现数据的共享和利用。 -
无需报销新体验
合思的无需报销方案给动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大简化了差旅费用审批流程，提高了工作效率。差旅费用审批软件的无需报销功能，让员工和财务人员都能从中受益。 -
连接能力大提升
合思的差旅费用审批软件具有强大的系统连接能力。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。差旅费用审批软件的这种连接能力，使得企业的各个系统能够更好地协同工作。
实施步骤：差旅费用审批软件的落地之路
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数据对接保同步
合思费控系统首先与动力源现有系统进行数据对接，包括HR系统、BPM系统等。确保基础信息和业务数据能够实时同步，为差旅费用审批提供准确的数据基础。通过数据对接，差旅费用审批软件能够获取到更全面、准确的信息，从而实现更精准的审批。 -
培训员工促使用
对动力源员工进行系统使用培训是至关重要的一步。让员工熟悉无需报销流程和新系统的操作方式，能够提高员工的接受度和使用效率。通过培训，员工能够更好地利用差旅费用审批软件，减少操作失误，提高工作效率。 -
逐步上线稳推进
合思采用逐步推进的方式上线新系统。先进行部分模块的测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性。再全面推广应用，让差旅费用审批软件在动力源的各个部门得到充分应用。逐步上线的方式能够降低系统上线的风险，确保系统的平稳运行。
成果效益：差旅费用审批软件的显著成效
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操作体验革新
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验得到全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。差旅费用审批软件的应用，让报销流程更加高效、便捷。 -
员工体验提升
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间（拍照、扫码、录入），简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。差旅费用审批软件让员工在差旅过程中更加轻松、自在。 -
财务压力减轻
对于财务人员来说，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。差旅费用审批软件的应用，让财务工作更加高效、准确。 -
管理决策优化
在管理方面，实现了事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。差旅费用审批软件为企业的管理决策提供了有力支持。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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