在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同有力的号角，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一把精准的钥匙，为企业解决电子凭证处理难题提供了有力的支持，在档案生命周期管理方面具有重要意义。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业发展的背后，财务档案管理问题却如同阴影一般，困扰着公司的运营。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一笔交易都涉及众多的票据和文件，要确保它们一一对应，无疑是一项繁琐且耗费精力的工作。而且，即便工作人员小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的存储和管理也存在诸多不便。它们受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员可能需要在堆积如山的档案柜中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能影响企业的决策速度。此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本居高不下。在当前经济环境下，企业对于成本的控制越来越严格，这种高成本的档案管理方式显然已经无法满足企业的发展需求。好想你公司在档案生命周期管理中面临着巨大的挑战。
合思档案：破解档案管理难题的利器
面对好想你公司的困境，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，为其提供了一套全面的解决方案，有效优化了档案生命周期管理。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个平台上，财务人员可以便捷地利用系统，通过一键联查功能，快速获取所需的信息。无论是单据、发票还是凭证，都可以在瞬间呈现在眼前。这大大提高了工作效率，让财务人员从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。在档案生命周期管理的各个阶段，数据的便捷获取和利用都变得更加高效。 -
自动组装审计 提升审计效率
合思档案的自动组装功能为审计工作带来了极大的便利。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，这种方式改变了传统审计依赖大量纸质文件的局面。系统可以自动将相关的档案数据进行整理和组装，审计人员可以快速定位和查阅所需的信息，大大提升了审计效率。在档案生命周期管理的审计环节，能够更加高效地完成审计工作，确保企业财务数据的合规性和准确性。 -
实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当查阅者需要查询档案时，只需在系统中查询电子档案，就可以精准定位实物档案的位置。这不仅解决了纸质档案查找困难的问题，还提高了档案的安全性和管理效率。在档案生命周期管理的存储和查阅阶段，这种实物与电子档案的精准匹配方式，让档案管理更加有序和便捷。
合思档案助力好想你实现飞跃
合思档案的应用，为好想你公司带来了显著的成果，在档案生命周期管理方面成效显著。
在人工耗时方面，合思档案的使用减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间进行单据核对和档案整理，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时也减少了80%，信息传递更加及时和准确。借阅管理的管理耗时减少了67%，员工可以更加便捷地借阅和归还档案，提高了档案的利用率。
从成本角度来看，合思档案预计每年可为好想你公司减少综合成本20万元。这不仅包括了纸质档案管理所需的空间和人力成本，还包括了因档案管理不善可能带来的潜在风险成本。通过优化档案生命周期管理，合思档案为企业实现了真正的降本增效。
合思档案：企业档案管理的理想之选
合思档案在档案生命周期管理方面具有诸多优势和价值。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案正引领着企业迈向一个新的高度。它不仅解决了企业当前面临的档案管理难题，还为企业的未来发展提供了有力的保障。我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您的企业也在为档案管理问题而烦恼，不妨免费试用合思档案，开启高效档案生命周期管理的新篇章。
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