在当今数字化飞速发展的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
会计档案电子化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。然而，传统纸质档案管理却存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，其在财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免；在查找档案时，纸质档案受限于时间和空间，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。又如COMMUNE幻师，面临着档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段等问题。在这样的背景下，合思档案应运而生。
合思档案：打通会计档案电子化全流程的密钥
合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案具有强大的功能和显著的价值。它可以实现自动组装，让审计变得更加便捷。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。同时，借助虚拟档案库房和二维码，合思档案能够实现电子与实物的高效匹配，查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物位置。
此外，合思档案支持以低开发成本对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，可连接NCC、U9、OA、CBS等系统。它还能实现自动制档，释放财务人员的精力。凭证数据可以自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。而且，合思档案助力企业实现流程合规，保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用账号就能高效合规地下载所需的电子源文件。
合思档案：核心功能铸就会计档案电子化优势
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这一管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。在智能采集环节，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等都能发挥作用；预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务则包含辅助审计、项目管理、统计分析等。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件能够自动切割，数电票可以实现自动化解析。在档案制档方面，它实现了智能关联·自动组装，具备四性检测、业务检测和自定义版式文件的功能。在档案管理方面，合思档案拥有精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，还具备水印管理，档号符合国标要求。在档案利用方面，可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物能够混序归档，还能进行可视化盘点档案数据。
自动化归档让财务人员告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。通过成本计算示例，一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业，使用合思档案后年总节约成本可达338,910元。
合思档案有着丰富的成长历程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
合思档案：多行业应用见证会计档案电子化成效
合思档案在多个行业都有成功的应用案例。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
数字阅读行业的帆书采用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到只需1名实习生。
在会计档案电子化的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例，还能免费试用，开启会计档案电子化的高效之旅。
