在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以惊人的速度向前迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，传统纸质档案管理在电子凭证时代却面临着重重困境。在财务归档环节，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。好想你健康食品股份有限公司就深受其扰，繁琐的纸质档案管理工作让他们苦不堪言。同时，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案查找方面就存在很大困扰，大量的时间和精力都浪费在了寻找档案上。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下，而且传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。COMMUNE幻师就面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，这无疑给企业带来了沉重的负担。
合思档案检索系统 破局电子会计档案难题
面对传统纸质档案管理的诸多痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案检索系统。
合思档案检索系统基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。合思自成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的实力和服务能力。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
核心功能亮点 打造高效档案管理体验
合思档案检索系统具有诸多核心功能亮点，为企业的电子会计档案管理带来了全新的体验。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，采用了外部生态的OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的EAI插件、API接口等，确保档案信息的快速准确采集。在预归档服务上，集成服务、规则引擎、元数据服务等一应俱全，为档案的规范管理奠定基础。基础管理方面，涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，确保档案管理的有序进行。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
在档案采集方面，合思档案检索系统采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，大大提高了档案采集的效率。档案制档时，实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。档案利用时，具备多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，让档案的查找和使用变得更加便捷高效。
显著收益 助力企业降本增效
使用合思档案检索系统能给用户带来显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，让员工从繁琐的档案管理中解脱出来，将更多的时间和精力投入到核心业务中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的管理决策提供了有力的数据支持。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案检索系统后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
合思档案检索系统助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。多个案例企业在使用后都实现了成本的大幅降低和效率的显著提升。企业可以通过合思档案检索系统实现财务档案数字化，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，提升财务档案管理能力。
典型应用场景 满足多样化需求
合思档案检索系统在多个典型应用场景中发挥着重要作用。
在财务审计场景中，合思档案检索系统可以提供辅助审计功能，支持审计抽凭、穿行测试等。多维检索条件能快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，高效服务于企业内审。高新兴科技集团通过合思档案检索系统实现了会计档案无纸化管理，高效服务于企业内审。
在企业日常报销场景中，员工可以通过合思档案检索系统实现便捷报销，不再需要打印任何单据，告别复杂，报销不再费神。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。
在档案存储和管理场景中，合思档案检索系统可以实现电子与实物匹配，通过虚拟档案库房和二维码，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物匹配。
在业财融合场景中，合思档案检索系统可以帮助企业提高业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。
客户成功案例 见证卓越成效
众多企业通过使用合思档案检索系统获得了巨大的收益。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案检索系统后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营企业使用合思档案检索系统后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案检索系统后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
在我国电子凭证数字化转型的快车道上，企业正面临着前所未有的机遇和挑战。合思档案检索系统具有强大的功能和显著的效果，能够帮助企业解决传统档案管理的痛点，实现财务数智化转型。众多不同行业的企业，如医疗、教育培训、快消/流通等行业的企业，已经通过使用合思档案检索系统获得了巨大的收益。
如果您的企业也想把握电子凭证数字化转型机遇，实现降本增效和可持续发展，不妨选择合思档案检索系统。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案检索系统和更多案例，还可以免费试用，让有限的资源发挥更有效的作用。
