在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅能够优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案检索系统。基于合思档案检索系统在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为推动我国电子凭证数字化转型提供了有力支持。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，这些痛点严重制约了企业的财务管理效率和发展。
– 信息核对耗时费力
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，又需要花费更多的时间和精力去查找和补充，极大地影响了工作效率。
– 查阅利用困难重重
纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间。企业无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。例如，当企业需要查阅某一份历史档案时，可能需要在堆积如山的纸质档案中逐一查找，无法快速定位所需信息，这在一定程度上影响了企业的决策效率。
– 管理成本居高不下
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放纸质档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，这无疑增加了企业的运营成本。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
– 门店管理难题凸显
像COMMUNE幻师这样的企业，存在档案耗材、打印、存储成本高的问题。门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营企业也面临着纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等痛点。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，管理效率低下。
合思档案检索系统解决方案
面对传统财务档案管理的诸多痛点，合思档案检索系统提供了一系列行之有效的解决方案。
– 便捷利用提升效率
合思档案检索系统为财务人员实现了便捷利用，一键联查。财务人员只需在系统中输入关键词，即可快速查找所需的档案信息，工作效率得到有效提升。在内外审计方面，该系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，系统能够实现电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，方便快捷。
– 自动化归档与数据分析
合思档案检索系统上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。系统能够自动采集、整理和归档各类会计凭证，减少了人力成本，提高了工作效率。同时，系统还能够对档案数据进行深度分析，满足企业内审需求，为企业的财务管理提供有力支持。
– 业财融合高效管理
合思档案检索系统落地财务数字化，提高了总部与门店的业财融合效率。系统实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，降低了打印成本和存储成本。通过多维检索能力，系统能够满足多场景查询需求，实现系统内可视化管理档案数据，让企业的财务管理更加透明、高效。
– 统一存储打破孤岛
合思档案检索系统统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。系统搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。
合思档案检索系统核心功能与优势
合思档案检索系统具有强大的核心功能和显著的优势，这些特点使其在市场上脱颖而出。
– 功能蓝图全面覆盖
合思档案检索系统的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。在智能采集方面，系统具备外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，能够实现开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。
– 档案制档智能高效
在档案制档方面，合思档案检索系统实现了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。系统能够自动识别和关联各类会计凭证，实现自动组装，提高了档案制档的效率和准确性。同时，系统还能够进行四性检测和业务检测，确保档案数据的质量和合规性。
– 档案管理精准安全
合思档案检索系统在档案管理方面做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。系统能够根据用户的角色和权限，对档案进行精准的访问控制，确保档案数据的安全。档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。系统还采用了水印管理技术，确保档案数据的版权和安全性，档号符合国标要求，便于企业进行档案的规范化管理。
– 档案利用便捷高效
在档案利用方面，合思档案检索系统可进行多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。用户可以通过多种方式对档案进行检索，如关键词检索、分类检索等，实现一站式预览。系统支持在线借阅功能，用户可以在系统中提交借阅申请，实现远程借阅。同时，系统还能够与异构系统进行联查，方便用户获取相关的业务数据。实物混序归档和可视化盘点功能，让企业的档案管理更加直观、便捷。
合思档案检索系统应用场景及案例
合思档案检索系统在多个行业都有广泛的应用，并取得了显著的实际效果。
– 食品行业典范——好想你
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案检索系统后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一数据充分证明了合思档案检索系统在提高工作效率、降低成本方面的显著优势。
– 餐饮行业标杆——COMMUNE幻师
餐饮行业的COMMUNE幻师，上线合思档案检索系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案检索系统帮助COMMUNE幻师实现了财务数字化转型，提高了财务管理效率和效益。
– 家居行业先锋——金牌橱柜
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，使用合思档案检索系统后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案检索系统为金牌橱柜提供了高效、准确的档案管理解决方案，提升了企业的核心竞争力。
– 数字阅读行业新星——帆书
数字阅读行业的帆书，使用合思档案检索系统后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案检索系统帮助帆书实现了档案管理的轻量化和高效化，为企业的发展提供了有力支持。
携手合思档案检索系统，开启财务数智化转型之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
合思档案检索系统能帮助企业实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。未来财务用合思，让有限更有效。
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