在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，会计凭证归档更是难题重重。
好想你健康食品股份有限公司就深受其扰。在会计凭证归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为不便，要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为关键的是，传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着不小的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，成本压力巨大。门店报销周期长达2个月，效率极其低下。同时，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，合规性难以保障。
云南菜品牌连锁经营也存在类似困境。多地直营门店有大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，打印成本高昂。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，存储成本居高不下。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。而且，海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计凭证整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节则需要独立的档案室存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案整体解决方案策略
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集方面，通过开放式接口互联实现自主采集，能够对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析。在档案制档环节，具备智能关联和自动组装功能，同时进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件。在档案管理方面，实现了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。在档案利用方面，支持多维检索和一站式预览，可进行在线借阅和异构系统联查，还能实现实物混序归档和可视化盘点档案数据。
其功能蓝图更是亮点十足，便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。智能采集可借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。
合思档案核心模块功能解析
合思档案的智能采集模块，通过外部生态和内部系统，实现了对各种财务数据的自动采集。外部生态中的OCR识别和RPA技术，能够高效准确地识别和采集数据，大文件自动切割和数电票自动化解析功能，更是提高了采集效率和准确性。
预归档服务模块集成了多种服务，规则引擎和元数据服务等对采集到的数据进行初步处理和分类，确保信息的有序性和可追溯性，为后续的会计凭证归档和管理打下坚实基础。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。精准权限管控确保了档案的安全性，档案目录的灵活扩展满足了不同企业的需求。水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步保障了档案的合规性和有效性。
档案服务模块提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务。这些服务帮助企业更好地利用档案数据，为决策和管理提供有力支持，提升企业的财务管理水平。
合思档案竞争优势凸显
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，强大的资金和技术实力为合思档案的发展提供了坚实支撑。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够提供更广泛、更专业的服务，及时响应客户需求。
合思档案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，可连接NCC、U9、OA、CBS等系统。而且，其档案全场景数字化利用功能强大，打破了传统系统需要同个系统上下联查、切换模块以及切换多个系统的壁垒，一键即可查询多系统凭证相关的数据及影像信息，大大提高了工作效率。
合思档案成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，成效显著。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。会计凭证归档变得更加高效，企业的财务管理水平得到了极大提升。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。电子会计凭证的管理更加规范，企业的运营成本大幅降低。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了打印、存储等总体成本30万/年。业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。会计凭证归档更加便捷高效，企业的财务管理更加规范。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。会计凭证的整理、保管和利用更加高效，企业的档案管理水平迈上新台阶。
合思服务体系彰显客户至上
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立的研发中心，为产品的研发和升级提供了强大的技术支持。在全国22个城市设立的直营服务网络，能够及时响应客户需求，提供本地化的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，为更多客户提供优质的服务。无论是会计凭证归档还是其他财务管理需求，合思都能为客户提供全方位的支持。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，这充分体现了合思在市场上的认可度和影响力。
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