合思档案：引领企业档案生命周期管理新变革

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，企业数字化转型已成为发展的必由之路。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在电子会计档案管理领域占据着举足轻重的地位。

企业在推进数字化进程中，虽通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在档案的归档、储存环节，仍面临着纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的困扰。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。同时，2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力得到全面肯定，电子会计凭证可以电子形式保存形成电子会计档案，这为电子会计档案管理带来了新的机遇和挑战。

数电票时代档案管理新局势

当前，电子会计档案管理市场正处于快速变革之中。在收票政策方面，电子发票接收已具备合法合规性。早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件即可仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号进一步肯定了电子凭证的法律效力，满足条件可仅以电子会计凭证报销入账归档。

在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档等。国家政策的支持，使得电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。这一系列的政策和市场变化，都对数电票时代的档案生命周期管理提出了更高的要求。

企业档案管理痛点剖析

企业在电子会计档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策过程中，无法充分利用档案数据提供的支持，影响了企业的战略规划和发展。

财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间的困扰。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情，也降低了工作效率。这种低效率的工作方式，不仅增加了财务人员的工作负担，还可能导致数据错误和风险。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅影响了业务人员的工作体验，也降低了企业的运营效率。

此外，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些痛点严重影响了企业档案生命周期管理的质量和效率。

合思档案一站式解决方案

面对企业在电子会计档案管理方面的诸多痛点，合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案数据的准确性和完整性。

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它为不同角色提供相应解决方案，为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理；为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。通过这些解决方案，合思档案助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。企业所需要的电子档案管理系统应具备的广泛连接能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力，合思档案均能满足，为企业的档案生命周期管理提供了全方位的支持。

合思档案核心模块揭秘

合思档案的核心模块功能强大，为企业的档案生命周期管理提供了有力保障。

领先的单套制电子会计档案管理平台便捷调阅不打印，混序归集免组装。它涵盖电子档案（发票、单据等）、纸质档案（自定义档案等），还有大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这使得企业在档案管理过程中，能够快速、准确地获取所需信息，提高了工作效率。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。这为企业提供了更加灵活的档案管理方式，满足了企业多样化的需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这确保了企业档案数据的真实性和可靠性，为企业的财务管理提供了有力支持。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。这使得企业能够更加方便地查阅和利用档案数据，提高了档案的利用价值。

合思档案竞争优势突显

合思档案相较于其他产品具有显著的竞争优势。它具有显著的降本增效作用，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。这使得企业在档案管理过程中，能够降低成本，提高效率，增强竞争力。

合思档案拥有强大的数据获取、验签、解析能力。合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。这确保了合思档案能够及时、准确地处理各种档案数据，为企业提供可靠的服务。

合思档案符合国家政策要求，通过了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。这表明合思档案具有高度的安全性和可靠性，能够为企业提供合规的档案管理服务。

合思档案具有灵活的业务检测能力，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。这使得合思档案能够更好地适应企业的不同需求，为企业的档案生命周期管理提供更加个性化的服务。

合思档案成功案例展示

众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案能够帮助企业实现业务的快速增长，提高工作效率。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点，使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，取得业务+财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效。这显示了合思档案在处理海量档案数据方面的强大能力，能够为企业提供高效、便捷的档案管理解决方案。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题，采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。这体现了合思档案在优化企业档案管理流程、降低成本方面的显著优势。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了合思档案在不同行业、不同企业中的适用性和有效性，为企业的档案生命周期管理提供了有力的支持。

合思档案优质服务体系

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这确保了企业能够及时获得合思档案的服务和支持。

合思档案提供7×24小时的技术支持，确保企业在使用过程中遇到问题能及时得到解决。同时，合思档案会根据企业的发展和需求变化，持续对产品进行迭代升级，提供新的功能和解决方案。此外，合思档案为企业提供专业的培训服务，帮助企业员工更好地掌握和使用系统。这些优质的服务体系，为企业的档案生命周期管理提供了可靠的保障。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现电子会计档案管理的理想之选。通过广泛连接的生态、领先的技术和优质的服务，合思档案为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现业财融合和数字化转型。众多成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性。如果您想体验合思档案为企业档案生命周期管理带来的卓越价值，不妨点击免费试用。