在数字化浪潮席卷各行各业的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业在发票管理等财务流程上面临着全新的挑战与机遇。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司这一典型客户案例，深入了解合思档案在企业发票管理等财务流程中发挥的重要作用，探寻企业发票管理最佳实践。
红枣巨头的财务痛点困局
好想你健康食品股份有限公司自 1992 年成立以来，一路砥砺前行，于 2011 年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，传统的财务档案管理方式逐渐成为企业发展的掣肘。
在财务归档环节，财务人员需要耗费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，工作量巨大且繁琐。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能面临合规风险。
纸质档案受限于时间和空间的特性，也给企业带来了诸多不便。查找档案时，往往需要耗费大量时间在堆积如山的文件中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能延误重要决策的制定。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大挑战。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间；同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和借阅等工作，人力成本居高不下。在当前经济环境下，这些成本对企业来说是一笔不小的负担。
合思档案的定制化破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司的诸多财务痛点，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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数据同源打破壁垒
合思档案打破了不同数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员在处理财务数据时，可以实现一键联查，便捷地获取相关的单据、发票、回单和凭证等信息。这大大提高了工作效率，减少了人工核对的时间和错误率。以往需要花费大量时间进行的数据匹配工作，现在通过合思档案的一键联查功能，瞬间即可完成。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。 -
自动组装审计无忧
合思档案实现了档案的自动组装，为企业的内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以快速准确地获取所需的审计资料，大大提升了审计效率。同时，自动组装功能还确保了档案的完整性和准确性，减少了审计风险。企业不再需要为了应对审计而花费大量时间整理和准备纸质档案，真正实现了审计工作的高效化和智能化。 -
实物管理高效精准
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了因实物档案查找困难而带来的时间浪费。同时，虚拟档案库房的建立，也大大节省了企业的空间成本，实现了档案管理的信息化和智能化。
合思档案助力好想你成效显著
在使用合思档案一段时间后，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。
在人工耗时方面，合思档案帮助企业减少了 90%的人工耗时。原本繁琐的财务归档和数据核对工作，现在通过合思档案的自动化功能，轻松完成。财务人员的工作压力大大减轻，工作效率得到了极大提升。
总部接收管理耗时也减少了 80%。合思档案实现了数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各部门的财务数据，减少了数据传递和审核的时间。这使得总部能够更加及时地做出决策，提高了企业的整体运营效率。
借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。查阅者可以通过电子档案快速准确地获取所需信息，无需再像以往那样在纸质档案中苦苦寻找。同时，借阅流程也更加便捷高效，大大提高了档案的利用率。
从成本角度来看，预计每年可为企业减少综合成本 20 万元。这不仅包括空间成本和人力成本的降低，还包括因提高工作效率而带来的间接成本的减少。在当前经济环境下，这些成本的节约对企业来说具有重要的意义。
合思档案引领电子会计档案未来
合思档案具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的繁琐工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业对财务数据进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
企业发票管理最佳实践，合思档案无疑是一个优秀的范例。如果您的企业也想在电子凭证数字化转型的浪潮中抢占先机，实现财务流程的高效化和智能化，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷与价值。
