在当下的商业环境中，企业在费控及差旅管理方面正面临着诸多困境。自 2022 年底疫情退潮后，2023 年 1 – 7 月，企业的差旅业务呈现出“井喷式”增长，飞机、酒店、火车、用车、用餐等订单量急剧上升。尽管如此，交易总量仍未达到疫情前 2019 年的峰值水平。与此同时，机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格明显上涨，企业在商务消费价格和成本上升的压力下，陷入了业务拓展和成本控制的两难境地，降本增效的压力前所未有。
近期对全国不同规模企业的调研揭示了费用管控场景中的突出问题。其中，效率问题成为企业痛点之首。高达 32.49%的企业反馈“发票、单据太多，人工处理太耗时”，22.02%的企业表示“缺少自动控制系统，人工校验效率低”，两者合计占比达 54.51%。从业务场景的订单超标数据来看，2023 年 1 – 7 月，随着订单量的暴增，超标的机票、酒店订单同比大幅增长，增幅分别达到 265.72%和 212.41%，环比增幅也高达 128.46%和 108.24%，这反映出企业在超标管控方面面临巨大压力，尤其是在机票和酒店订单管理上。另外，从 2023 年 1 – 7 月的商务消费发票数据可知，发票在合规风险层面的同环比增幅均明显高于发票张数，企业在发票层面的合规性风险愈发突出。在这样的发票信息化趋势下，企业急需找到有效的解决方案来应对这些挑战。
高端制造企业费控困局
某上市高端制造企业在费控及差旅管理方面遭遇了重重难题，这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平。
员工报销流程漫长且体验感不佳。员工需要在多个系统中操作，且系统不支持移动端，这使得员工在出差过程中极为不便。此外，员工需要个人垫资，还要填写纸质借款申请，报销时效长达 2 个月，大大降低了员工的满意度。
低价值工作占据了财务大量时间。财务人员需要手工做账、手动验真查重，超标核对也十分麻烦。这些繁琐的工作不仅效率低下，还容易出现错误，影响财务工作的准确性和及时性。
老板无法实时掌握业务数据。企业依靠人工统计分析，导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。这使得企业在面对市场变化时，难以做出及时、准确的决策，影响了企业的竞争力。
财务人员手工登记 Excel 表格，费时费力且低效。原有的 TMC 平台无法满足企业的需求，OA + 自研费控系统仅仅服务于审批，无法实现全面的费控管理。在发票信息化趋势下，这些问题显得尤为突出，企业急需进行变革。
合思量身定制解决方案
合思针对该企业的具体痛点，提供了一套全面的解决方案，展现了其专业性和针对性。
员工移动端申请，让偏远地区的员工也能轻松操作。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，即使是下沉市场也能购买到车票、酒店等。长期出差的员工再也不用担心借款、报销问题，大大提高了员工的出差体验。
财务月底 1 次对账，入账实现自动化操作。系统可以在 1 月 1 次对账时，自动完成子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等工作，节省了大量时间和人力成本。
管理洞察&数据监测，差旅分析助力标准化。合思提供多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。通过对数据的深入分析，企业可以发现潜在的问题和优化空间，提高差旅管理的效率和效益。
该解决方案使用了合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品，具备预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思 BI·差旅分析等核心功能。在发票信息化趋势下，这些功能能够有效解决企业在费控及差旅管理方面的问题，提高企业的管理水平和运营效率。
显著成果见证方案有效性
该企业使用合思解决方案后，取得了显著的成果，充分证明了方案的有效性。
员工报销效率提升 300%。出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批，员工体验感大幅提升。这不仅提高了员工的工作积极性，还减少了员工与财务之间的沟通成本。
财务人力成本降低 50%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批速度加快。这使得财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了财务工作的效率和质量。
客户评价“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。借助合思的解决方案，企业在差旅成本管控、效率提升等方面有了明显改善，能更好地应对业务拓展和成本控制的挑战，适应发票信息化趋势的发展。
合思方案意义与未来展望
合思的解决方案对企业具有重要意义。降本增效是企业经营永恒的命题，面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策驱动长期趋势，通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。在发票信息化趋势的推动下，越来越多的企业选择合思的解决方案。如合思商城“合力省”助力企业降本增效，95%以上的合思上市客户都在用，合思商城累计已派发 120 万 + 元红包补贴。
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