在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理迎来新的变革。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各个层面都深受档案管理难题的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气来，手动逐一匹配、核对确认等工作既枯燥又耗时。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。
此外，企业还面临着诸多成本和合规风险。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即使企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规和实现全面数字化。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的财务合规服务解决方案。
一站式破局：合思档案整体解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，极大地提高了审计工作的效率。
核心功能揭秘：合思档案优势尽显
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智能采集：多元数据一网打尽
合思档案的智能采集功能强大而灵活。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部可通过EAI插件、API接口等方式采集，还支持人工补录和采集任务。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，也支持自定义数据采集方案。这使得企业能够轻松收集各种来源的财务数据，为后续的档案管理工作奠定坚实基础。 -
智能制档：高效关联精准匹配
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，且关联任务执行进度可视化。通过字段映射，查询更加便捷，可完成多档案类型的业务字段映射。这一系列功能让档案制档工作变得高效、精准。 -
双模式检测：保障数据真实安全
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。这种双模式检测确保了企业财务数据的质量和合规性。 -
强大管理：权限灵活目录拓展
合思档案的档案管理功能强大，权限管理精准。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。这使得企业能够根据自身需求进行个性化的档案管理。
应用实例鉴证：合思档案价值彰显
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大型单据企业：业财一体降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。最终，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。 -
集团型企业：标准落地低碳环保
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。 -
低效管理企业：整合数据节省成本
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
教育集团企业：简化流程高效利用
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
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