在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这样的背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。
市场风云：电子会计档案管理新态势
我国电子凭证改革的加速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
电子凭证全流程无纸化时代的到来，对企业的财务档案管理提出了更高要求，企业需要更高效、合规、智能的解决方案。随着数字化转型的深入，企业对财务数智化服务的需求与日俱增，电子会计档案管理作为其中的关键环节，蕴含着巨大的市场潜力。而传统的纸质档案管理方式，成本高、效率低、合规性差，已难以满足企业发展的需求，变革迫在眉睫。
痛点剖析：企业电子会计档案管理之困
在电子会计档案管理方面，企业面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，确认单据、发票、回单和凭证的一致性需要耗费大量时间，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，不符合管理要求。
COMMUNE幻师则面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料的人工查找耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需人工逐一翻查。
策略破局：合思档案的整体解决方案
合思通过敏捷的财务收支管理平台，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。它提供开放式接口互联，可自主采集档案数据，大文件能自动切割，数电票可自动化解析。智能关联功能可自动组装档案，并进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理以及符合国标要求的档号设置，确保了档案管理的安全性和规范性。多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档和可视化盘点档案数据等功能，为档案的利用提供了极大的便利。
合思档案以客户为中心，秉承服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务和支持。
核心探秘：合思档案的功能与生命周期管理
合思档案的功能蓝图独具特色，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现；预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭等。
合思档案有着丰富的成长历程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年，推出全新“单套制”解决方案；2023年，升级为「合思档案」；2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
财务档案「采制管用」全生命周期管理实现了全流程合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联，自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析；档案制档进行智能关联，自动组装，四性检测，业务检测，支持自定义版式文件；档案管理精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；档案利用多维检索，一站式预览，在线借阅，异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。
优势凸显：合思档案的竞争之道
合思档案具有显著的竞争优势。自动化归档让企业告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
合思档案帮助企业实现全面无纸化，提高财务档案管理效率。好想你减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时；COMMUNE幻师纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。
案例见证：合思档案的行业价值
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%，使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。实现业务证据链完整，会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。
服务护航：合思的全方位支持
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，为产品的研发和创新提供强大的技术支持。在全国22个城市设有直营服务网络，能够及时响应客户需求，为客户提供本地化的服务和支持。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大服务范围，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思凭借专业的团队和丰富的经验，为客户提供全方位的服务，包括方案咨询、系统实施、培训指导、售后维护等，确保客户能够顺利使用合思档案系统，实现财务数智化转型。
合思创立于2014年，成立以来已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思档案在不同行业的众多成功案例，充分证明了其在电子会计档案管理方面的有效性和可靠性，能够帮助企业解决实际问题，提升财务管理水平。
随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，推动电子会计档案管理行业的发展。如果您想体验合思档案带来的高效财务管理变革，不妨点击免费试用，开启财务数智化新征程。
