在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化升级。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。随着电子凭证接收、报销、入账、归档等环节难题的逐步攻克，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型带来的挑战，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台的诞生，不仅顺应了电子凭证改革的趋势，更为企业的财务数智化转型提供了有力的支持。
企业档案管理痛点：数字化转型的绊脚石
在电子凭证数字化转型的大背景下，企业的档案管理面临着诸多痛点。
一些企业在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。好想你健康食品股份有限公司就是如此，档案遗失的情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
COMMUNE幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2个月，并且缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这不仅耗费了档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架档案，会计档案先由财务临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。独立档案室管理存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案解决方案：精准击破痛点
合思档案针对上述痛点，提出了一套全面的解决方案。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案具有全流程合规化、自动化、数字化的特点。在档案采集环节，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析；制档环节，智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件；管理环节，实现精准权限管控，档案目录灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求；利用环节，支持多维检索、一站式预览，在线借阅，异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块：构建数字档案新生态
合思档案的功能蓝图以便捷调阅不打印、混序归集免组装为目标，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，有外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。通过数据整合与分析，合思档案能够将这些复杂的业务数据进行有效的梳理和管理，为企业提供更精准的财务决策支持。
合思档案竞争优势：实力铸就领先地位
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，强大的资金支持使其能够持续进行技术研发和服务升级。在数据整合与分析方面，不断投入资源提升系统的性能和功能。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供更广泛、更及时的服务，及时响应客户在数据整合与分析等方面的需求。
合思档案有着丰富的成长历程。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这一系列的发展历程彰显了合思在电子会计档案领域领先的技术和实践经验，在数据整合与分析方面也积累了深厚的能力。
合思档案成功案例：实践检验真理
合思档案在实际应用中取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。通过合思档案的数据整合与分析功能，企业能够更高效地处理和管理财务档案，提高了工作效率和管理水平。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。数据整合与分析帮助企业优化了报销流程，降低了成本，提高了资金使用效率。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。数据整合与分析使得企业能够更好地实现业财融合，提高了财务管理的精细化程度。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。数据整合与分析确保了档案的准确性和合规性，提高了企业的风险管控能力。
合思服务体系：全方位保障客户体验
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够不断进行技术创新和产品升级，在数据整合与分析等方面持续优化。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供及时、高效的服务。
秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。无论是数据整合与分析，还是其他财务数智化需求，合思都能为客户提供专业的解决方案和优质的服务。
合思档案未来展望：引领财务数智化新征程
合思档案在财务数智化领域发挥着重要的作用。它帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值。通过数据整合与分析，企业能够更好地掌握财务状况，做出更明智的决策。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。
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