在当今企业数字化转型的浪潮中，财务数智化转型成为了众多企业关注的焦点。而电子会计档案管理作为财务数智化的重要一环，其重要性日益凸显。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案，在电子会计档案管理领域发挥着重要作用。
企业在推行数字化的过程中，虽然取得了一定的进展，但在归档、储存环节仍面临诸多问题。纸质文件储存不仅成本高、占地大，而且数据存储线下载体的问题也没有得到有效解决。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化的关键。2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟待加强。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
市场形势：政策与数电票推动企业数字化转型
政策的推动为电子会计档案管理的发展提供了有力支持。多个政策文件肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。
全国36个省市区实现数电票试点全覆盖，数电票快速扩张。这使得企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在企业数字化转型的大趋势下，政策和数电票的发展共同推动着企业在财务档案管理方面进行变革。
痛点分析：传统档案管理阻碍企业数字化转型
传统档案管理给企业带来了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大、储存占地以及档案数据难以分析利用的问题。纸质档案的管理需要耗费大量的人力、物力和财力，而且档案数据分散，没有进行有效的汇总整理，难以从中挖掘出有价值的信息，为企业决策提供支持。
财务人员则深受档案数据量大、整理耗费时间的困扰。他们需要手动逐一匹配、核对确认档案数据，工作枯燥繁复，热情逐渐消磨。这种低效的工作方式不仅影响了财务人员的工作效率，也增加了出错的风险。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅降低了业务人员的工作效率，也影响了企业的运营效率。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，都制约着企业的发展，成为企业数字化转型的阻碍。
解决方案整体策略概述：合思档案助力企业突破转型困境
合思档案针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务人员而言，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析。对于外部审计，合思档案可以实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。
核心模块：合思档案为企业数字化转型提供强大支撑
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多源采集：灵活高效的数据获取
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。 -
智能制档：精准高效的档案生成
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，合思档案提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。 -
档案管理：精细规范的权限与分类
合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，确保档案管理的规范性和灵活性。 -
档案应用：便捷高效的查询与追溯
合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现档案数据资产化，档案借阅服务过程透明化。
竞争优势：合思档案引领企业数字化转型潮流
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。这充分证明了合思的实力和可靠性。
合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。
成功案例：合思档案助力企业实现数字化转型飞跃
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
在企业数字化转型的道路上，合思档案凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台及多种解决方案，帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位的服务支持。
如果您的企业也想在数字化转型中实现财务档案管理的升级，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思，获取档案管理解决方案，还能免费试用合思档案，开启财务档案管理的新篇章。
