在科技飞速发展的今天，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中积极探索，寻求突破。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。随着企业的不断发展，动力源对财务数字化转型的需求日益迫切，希望通过提升财务管理效率和水平，为企业的持续发展提供有力支持。
转型前痛点：财务困境待解
-
自研系统整合难题与手工报销弊端
2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，这些系统却带来了新的问题。整体流程复杂，系统之间壁垒高，与预期的转型效果差距较大。到2021年与合思合作时，多系统操作体验差的问题愈发明显。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，报销数据还需财务手工录入，发票验真、查重等工作也只能手工进行。这导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间。 -
系统割裂与数据滞后之殇
动力源的报销信息存在严重的分散问题，审批、预算、差标分别分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就难以对业务运营进行及时操偏，影响了企业的决策效率和准确性。 -
业务复杂与报销稽核之繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了报销管理的难度。 -
组织架构复杂与流程繁复之困
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思方案：破局财务难题
-
系统集成：打破数据孤岛
合思为动力源提供了系统集成解决方案，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，为实时费用跟踪提供了有力支持。 -
无需报销：重塑商旅流程
合思推出的无需报销模式，对动力源的商旅出行流程进行了颠覆性重塑。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务处理效率，也使得实时费用跟踪更加精准。 -
强大连接：打通数据流转
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，展现出强大的系统连接能力。该技术支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为实时费用跟踪提供了更高效的途径。
实施步骤：稳步推进转型
-
系统集成奠基
合思首先进行系统集成工作，包括与HR系统、BPM系统的数据同步。这一步为后续的流程优化和数据互通奠定了坚实基础，使得各系统之间的数据能够顺利流通，为实时费用跟踪提供了数据基础。 -
流程设计开发
接着，对无需报销流程进行设计和开发。合思确保消费、对账、结算、凭证生成等环节实现自动化和高效性，让整个财务流程更加顺畅，进一步提升了实时费用跟踪的准确性和及时性。 -
第三方对接互通
最后，利用开放接口和自定义流程引擎技术，与第三方系统进行对接。实现了业务数据的跨系统同步应用，使得企业的财务数据能够与其他业务数据相互关联，为实时费用跟踪提供了更全面的视角。
转型成果：效益显著提升
-
操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。实时费用跟踪让员工能够更清晰地了解报销进度，也让财务人员能够更高效地处理报销业务。 -
成本节约增效
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，实时费用跟踪帮助企业更好地控制费用支出。 -
费控合规统一
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，实时费用跟踪确保了每一笔费用的合规性。 -
管理全程管控
管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。通过实时费用跟踪，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈：高度认可合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。实时费用跟踪在这一过程中发挥了重要作用，为企业的财务管理提供了有力支持。
在当前的经济环境下，财务数字化转型对于企业的发展至关重要。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。实时费用跟踪是合思解决方案的重要特色之一，能够为企业提供更精准、高效的财务管理支持。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启免费试用，让有限更有效，一同踏上财务数字化转型的成功之旅。
