在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板成功上市，成为行业内的标杆企业。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品深度应用于众多国家重点建设项目，2022年3月更是荣获北京市专精特新“小巨人”企业的殊荣。
然而，即使是这样的行业翘楚，在财务数字化转型的道路上也并非一帆风顺。2011年，动力源毅然开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。但多年过去，实际效果却与预期存在较大差距，整体流程依旧复杂繁琐，系统之间的壁垒难以打破，尤其是在差旅费用报销管理方面，问题日益凸显。
动力源差旅费用报销管理现状与痛点
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自研系统整合难题与传统报销弊端
动力源在长期的发展过程中，自主研发了大量的系统。但这些系统如同一个个信息孤岛，难以有效整合。在差旅费用报销管理上，传统的手工报销模式弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，操作极为不便。而财务人员则需要手动将报销数据录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。同时，发票的验真、查重工作也只能依靠手工完成，假票、错票、重票的情况时有发生，给企业带来了潜在的财务风险。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
系统割裂与数据分散困境
动力源的报销信息在审批、预算、差标等方面分散在多个系统中管理，导致系统之间无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且数据的及时性和准确性无法得到保证。管理者无法实时掌握企业的财务数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化，影响了企业的决策效率和市场竞争力。 -
业务复杂与报销稽核难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得差旅费用报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。同时，不同类型的费用支付方式也各不相同，机票、酒店通常由员工订购企业支付，而火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的报销模式增加了财务管理的难度，也给员工带来了不便。 -
组织架构复杂与流程不统一问题
随着公司业务的快速发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国。然而，不同地区的管理程度存在差异，导致业务流程难以统一。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，这种不一致的流程增加了管理的难度和成本。此外，员工在出差申请通过后，还需要通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息的一致性也难以保证。
合思为动力源定制的解决方案
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系统集成实现数据互通
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面进行了深入的优化。将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步，确保人员信息的实时更新和准确共享。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控系统同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互通，为差旅费用报销管理提供了坚实的数据基础。 -
无需报销重塑商旅出行流程
合思提出的无需报销模式，是对动力源商旅出行流程的一次颠覆性重塑。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。同时，消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费的合规性。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率和准确性。 -
强大系统连接能力打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，打破了数据流转的壁垒，实现了企业内部信息的高效流通。
解决方案的实施过程与步骤
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系统集成奠定基础
合思的实施团队首先进行了系统集成工作，完成了动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步骤确保了基础数据和业务数据的顺畅对接，为后续的应用推广和流程优化奠定了坚实的基础。 -
逐步推进无需报销模式应用
在系统集成完成后，合思逐步推进无需报销模式在商旅出行等场景的应用。通过培训和引导，让员工逐渐熟悉并使用新的消费和报销流程。同时，合思的实施团队密切关注员工的使用反馈，及时解决出现的问题，确保新流程的顺利运行。 -
持续优化系统连接
合思不断优化系统连接，利用Open API和自定义流程引擎技术，实现业务数据跨系统的同步应用。通过持续的优化和改进，不断提升系统的性能和稳定性，为动力源的差旅费用报销管理提供更加高效、便捷的服务。
实施解决方案后的成果与效益
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操作体验革新与效率提升
通过多系统集成和数据互通，动力源的差旅费用报销管理操作体验得到了全面革新。员工的报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。同时，员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度。 -
会计工作量缩减与成本节约
合思的解决方案使得会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力，将更多的时间投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供更有力的财务支持。 -
费控合规与结算统一
在合思费控系统的支持下，动力源的审批有了更加明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务制度能够得到有效落地，企业的财务风险得到了有效控制。同时，统一的结算方式也提高了财务管理的效率和准确性，为企业的资金管理提供了更好的保障。
动力源的评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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