在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就高瞻远瞩地开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管付出了诸多努力，但整体流程依然复杂繁琐，系统之间壁垒森严，与预期的转型效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思携手，开启了财务数字化合作的新篇章，为解决报销标准化流程的难题带来了新的希望。
转型痛点：报销标准化流程的重重迷雾
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多系统操作乱如麻
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验之差令人头疼。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路，耗费大量时间和精力。而报销数据，财务人员还需手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，这无疑增加了财务风险。差标核对、贴票、制证等基础性工作更是占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。报销标准化流程在这种多系统操作的混乱局面下，变得遥不可及。 -
系统割裂信息孤岛
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比各个部门之间缺乏沟通，信息传递不畅，导致财务制度难以落地实施。数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力不说，管理者根本无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。报销标准化流程在系统割裂、信息滞后的情况下，如同断了线的风筝，失去了方向。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。报销标准化流程在业务覆盖面广、报销模式复杂的情况下，面临着巨大的挑战。 -
组织架构流程繁复
公司组织架构扩展到全国，各地区管理程度不一致。总部与分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。报销标准化流程在组织架构复杂、各主体流程繁复的情况下，举步维艰。
合思方案：照亮报销标准化流程的明灯
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系统集成打破孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，让人员信息在系统间畅通无阻。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同打通了企业数据的任督二脉，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为报销标准化流程奠定了坚实的基础。 -
无需报销重塑流程
合思的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受申请单和差标管控，确保消费即合规。这不仅提升了业务人员的幸福感，还从源头上规范了报销行为。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个报销流程变得简洁高效，报销标准化流程得以真正实现。 -
强大连接加速流转
合思系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。报销标准化流程在强大的系统连接能力下，如行云流水般顺畅。
实施步骤：搭建报销标准化流程的阶梯
合思与动力源展开合作后，遵循一套科学的实施步骤来搭建报销标准化流程。首先，对动力源现有的财务系统和业务流程进行全面调研和评估，深入了解其痛点和需求。这就像是医生为病人进行全面检查，只有准确诊断病情，才能开出有效的药方。
基于调研结果，合思为动力源制定了个性化的解决方案。包括系统集成的具体方式、产品应用的功能配置等，确保方案能够贴合动力源的实际情况。就像为病人量身定制治疗方案一样，精准有效。
接着，进行系统的开发和测试。合思的技术团队精心打造系统，确保方案的稳定性和可靠性。在测试过程中，不断发现问题并解决问题，就像在建造一座高楼时，对每一个细节都进行严格把控。
最后，对动力源的相关人员进行培训，使其熟悉新系统的操作和使用。只有让员工真正掌握新系统，才能让报销标准化流程顺利运行。这就像是教会病人如何正确服药，才能达到治疗的效果。
实施成果：报销标准化流程的丰硕果实
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操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款，不再为报销流程繁琐而烦恼。报销标准化流程让员工的工作更加轻松愉快。 -
成本节约效率提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。报销标准化流程为企业节约了成本，提升了整体运营效率。 -
员工体验大幅提升
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。报销标准化流程让员工感受到了企业的关怀和便利。 -
财务管控更加合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力。报销标准化流程让财务工作更加规范、高效，降低了财务风险。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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