在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业的财务档案管理数字化转型提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。今天，我们就来深入了解一下红枣行业的上市公司——好想你健康食品股份有限公司，在合思档案的助力下，如何实现报销信息整理及财务档案管理的华丽转身。
报销信息整理之困：好想你财务档案管理困境凸显
在传统的财务档案管理模式下，好想你面临着诸多棘手的问题。报销信息整理工作如同一场耗时耗力的攻坚战。
财务归档时，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工核对，每一个数据都需要反复确认，繁琐的流程使得报销信息整理工作效率极其低下。而且，在这个过程中，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响报销流程的顺利进行，还可能导致财务数据的不准确，给企业带来潜在的风险。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找工作更是一场噩梦。当需要调阅某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。在急需某些报销信息时，却无法及时获取，这无疑会给企业的决策和运营带来不利影响。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些纸质档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，增加了企业的人力成本。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，无法满足现代企业日益严格的管理要求。这些问题都严重制约了好想你财务档案管理的效率和质量，使得报销信息整理工作成为了企业发展的一大瓶颈。
报销信息整理之策：合思档案精准出击
面对好想你在报销信息整理及财务档案管理方面的困境，合思档案凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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打破数据壁垒 报销信息一键联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。在报销信息整理过程中，财务人员只需一键操作，就可以实现相关数据的联查。无论是查看某一笔报销的详细信息，还是核对相关的凭证和单据，都变得轻而易举。这不仅大大提高了报销信息整理的工作效率，还减少了人工核对的误差，确保了财务数据的准确性和一致性。 -
自动组装档案 审计效率大幅提升
合思档案实现了档案的自动组装，为企业的内外审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以快速准确地获取所需的报销信息。自动组装的档案结构清晰，数据完整，大大减少了审计人员的查找和核对时间，提升了审计效率。同时，这种以电子档案为主的审计方式，也更加符合现代企业数字化管理的要求，有助于企业实现合规经营。 -
实物高效管理 电子实物精准匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。每一份纸质档案都有对应的二维码，工作人员只需扫描二维码，就可以在虚拟档案库房中快速定位到该档案的电子信息。同时，查阅者在查询电子档案时，也可以通过电子信息准确找到实物档案的存放位置。这种电子与实物相结合的管理方式，不仅提高了报销信息整理和档案查阅的效率，还确保了实物档案的安全和完整性。
报销信息整理之效：好想你收获显著成果
在合思档案的助力下，好想你在报销信息整理及财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的报销信息整理工作，现在变得高效快捷。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。总部接收管理耗时减少了80%，使得信息传递更加及时准确，提高了企业的整体运营效率。借阅管理耗时减少了67%，员工可以更加便捷地获取所需的报销信息，提高了工作的便利性。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括办公空间的节省和档案管理设备的减少等。这些成本的降低，直接提高了企业的经济效益，增强了企业在市场中的竞争力。
报销信息整理之展望：合思档案引领未来
合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，为好想你解决了报销信息整理及财务档案管理方面的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。它让企业的有限资源得到了更有效的利用，为企业的发展注入了强大的动力。
未来，合思将继续凭借领先的技术和丰富的经验，不断优化和完善合思档案产品，为更多企业提供优质的财务数智化服务。我们希望更多的企业能够选择合思档案，加入电子凭证数字化转型的行列，共同开启财务档案管理的新篇章。
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