在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，企业在电子凭证接收、报销、入账、归档等环节仍面临着重重难题。传统的纸质档案管理方式更是问题丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免。同时，纸质档案查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足现代化管理要求。在这样的背景下，报销信息整理成为企业财务人员头疼的问题。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的报销信息整理等财务档案管理难题提供了有力的解决方案。
打通全链：合思档案一站式破局之道
合思档案致力于打破数据壁垒，实现数据同源。在企业报销信息整理过程中，财务人员常常需要在不同系统和文件中查找相关信息，效率低下。而合思档案为财务人员实现了便捷利用，一键联查功能让报销信息的整理和查阅变得轻松简单，大大提升了工作效率。
同时，合思档案能够自动组装档案，以内审以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。在报销信息整理和审计过程中，能够快速准确地完成各项工作。借助虚拟档案库房和二维码，合思档案实现了电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，解决了传统纸质档案管理中实物查找困难的问题。
核心赋能：合思档案的强大功能优势
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。其功能涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个方面。
在档案采集环节，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。这使得企业在报销信息整理时，能够快速准确地采集各类电子凭证，无需手动繁琐操作。
档案制档环节实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。确保报销信息整理后形成的档案准确无误，符合相关标准和要求。
档案管理环节具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。在报销信息整理后，能够对档案进行安全有效的管理，防止信息泄露和篡改。
档案利用环节可进行多维检索·一站式预览，支持在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。方便企业在需要时快速准确地利用报销信息整理后的档案，提高工作效率。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000 元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675 元，年节约档案室成本=30 平1.3 元/天365 = 14,235 元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000 元，年总节约成本=338,910 元。这充分体现了合思档案在报销信息整理以及整体财务档案管理方面的成本优势。
行业典范：合思档案多领域成功实践
合思档案在不同行业都有着广泛的应用和出色的表现。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。在报销信息整理等财务档案管理工作中，效率得到了极大提升。
在餐饮行业，COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。合思档案帮助企业在报销信息整理和财务管理方面实现了质的飞跃。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化。档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。在报销信息整理和财务档案管理的各个环节都取得了显著成效。
在数字阅读行业，帆书使用合思档案后，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5，装订人力成本缩减到 1 名实习生。合思档案为企业的报销信息整理和财务管理带来了巨大的便利和效益。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案能够帮助企业实现这一目标，进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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