在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为一家在行业内具有重要影响力的企业，在这场转型之路上有着自己的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，实际效果与预期存在较大差距。特别是在职员差旅流程方面，面临着诸多痛点，极大地影响了企业的运营效率和管理水平。
痛点剖析：职员差旅流程困境重重
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操作体验差合规风险高
动力源的职员差旅流程中，多系统操作体验差、手工录入合规难的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作不仅耗费大量时间，还容易出错。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能通过手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
系统割裂数据滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整和决策，给企业的发展带来了一定的阻碍。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得职员差旅流程涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，操作复杂，进一步增加了财务人员的工作难度。 -
流程繁复信息难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部与分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给员工和财务人员都带来了极大的困扰。
合思方案：为职员差旅流程精准把脉
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系统集成数据互通
合思针对动力源的问题，在系统集成方面采取了有力措施。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒，为职员差旅流程的优化提供了坚实的数据基础。 -
产品应用体验升级
在产品应用方面，合思推出的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了财务工作的效率。 -
连接能力打破壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为职员差旅流程的顺畅运行提供了有力保障。
实施步骤：有序推进职员差旅流程变革
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数据同步整合基础
首先，将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。确保基础数据和业务数据能在合思费控平台中有效整合，为后续的流程优化奠定坚实的基础。 -
员工引导适应新模
在员工使用层面，积极引导员工通过合思费控进行业务申请和消费操作。让员工逐渐适应新的报销模式，提高员工的使用积极性和熟练度，为新流程的顺利推行提供有力支持。 -
财务操作高效自动
财务部门在合思费控平台上进行统一对账、结算和凭证生成等操作。实现财务流程的自动化和高效化，减少人工干预，提高财务工作的准确性和效率。
显著成果：职员差旅流程焕发生机
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操作革新效率飞升
通过多系统集成，数据互通，动力源的职员差旅流程操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工可以更加便捷地完成报销流程，节省了大量的时间和精力。 -
成本节约体验提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度。 -
费控合规结算统一
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作。 -
全程管控决策精准
在管理方面，实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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