合思档案:开启企业财务档案管理数字化转型新篇章

合思档案:开启企业财务档案管理数字化转型新篇章
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着数电票普及的步伐日益加快,2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺,企业财务档案管理的信息化建设亟需“恶补”。数电票管理要求的特殊性,使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代,企业各层级人员都面临着不同的档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境;财务人员则被档案整理耗费时间、工作枯燥所困扰;业务人员更是深陷报销流程繁琐的泥沼。同时,传统档案管理还存在着高显性成本,如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大;高隐形成本,如手工装册归档工作量大、数据不能有效利用;高合规风险,如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。不过,国家政策的支持为企业带来了转机,电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力,企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。

合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台,正是在这样的背景下应运而生,它对企业的重要性不言而喻,能够帮助企业高效的成本控制,解决财务档案管理的诸多难题。

合思档案产品探秘

北京合思信息技术有限公司,简称“合思”,原易快报,自2014年创立以来,一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台,具有独特的魅力。

它具有便捷调阅不打印,混序归集免组装的特点,能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过使用合思档案,企业可以有效节约纸张成本、整理成本,提升检索效率,确保管理合规性,从而实现高效的成本控制。

值得一提的是,合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证,并且在国家四部委官方试点中100%成功验收,其专业性和可靠性得到了充分验证。

核心功能解锁档案管理新境界

合思档案提供了丰富的核心产品和技术功能,以满足企业不同场景下的档案管理需求。
多元方案满足多样需求
合思档案提供领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案。其中,大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询,能够深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高档案管理效率、释放档案数据价值,助力企业高效的成本控制。档案扩展解决方案则具有可灵活扩展的业务模型,能够多途径自动化归集各类介质档案。
证据链完整保障财务合规
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎,提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装,形成完整档案证据链,保障财务合规,避免企业因档案管理不善而面临的合规风险,为企业的高效的成本控制提供有力保障。
共享调阅实现精细管控
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件,支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力,便于使用人员快速查找完整业务链数据,满足企业档案数据精细化管控,提高工作效率,降低管理成本,实现高效的成本控制。
数电票全程闭环管理
数电票解决方案为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作,实现数电票全流程闭环管理,减少人工操作,提高工作准确性和效率,进一步助力企业高效的成本控制。

优势对比凸显数字魅力

与传统档案管理方式相比,合思档案的优势十分显著。
传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。而合思档案则能够节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%,在高效的成本控制方面表现卓越。

在数据存储和应用上,传统档案管理难以满足海量电子数据的需求。合思档案的大数据解决方案则深入档案管理的各个环节,提高了档案管理效率,释放了档案数据价值,帮助企业更好地利用数据资源,实现高效的成本控制。

在档案关联和组装上,传统档案管理依赖人工,效率低且易出错。合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置,不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装,减少90%人工匹配工作量,提高了工作质量和效率,为企业节约了大量的人力成本,实现高效的成本控制。

在档案调阅方面,传统档案管理存在不便。合思档案的共享调阅解决方案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅,便于使用人员快速查找完整业务链数据,满足企业档案数据精细化管控,提升了档案使用的便捷性和效率,降低了管理成本,实现高效的成本控制。

应用案例见证卓越成效

合思档案在不同企业中的实际应用效果显著,众多企业通过使用合思档案实现了财务档案管理的变革和提升。
某企业年单据量达2.6亿,面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案,实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查,凭证与单据关联次数达350亿次,单据与单据关联次数达800亿次,有效实现了高效的成本控制。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保。记账凭证、报账单电子占比达100%,整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,纸张打印成本减少100万张纸/年,大大降低了企业的成本,实现了高效的成本控制。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点,如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案,实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理,预估节省总体成本30W + /年,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%,为企业带来了显著的经济效益,实现了高效的成本控制。

某民办教育集团存在采集、存储、整理和利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案,以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构,简化了会计管理流程,提高了工作效率,实现了档案多维穿透查询,帮助企业提升了管理水平,实现了高效的成本控制。

合思档案凭借其显著的优势和卓越的价值,能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念,聆听用户需求以进行产品迭代,让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

在当前经济环境下,无论是政策推动、合规要求,还是企业降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案在多个企业的成功应用案例证明了其有效性和可靠性,未来将继续发挥优势,为更多企业的财务档案管理提供支持。如果您想体验合思档案带来的高效的成本控制和卓越管理效果,不妨点击免费试用,开启企业财务档案管理的数字化新征程。

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captaincaptain
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