在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。世界500强旗下的一家教育服务品牌，也在积极探索财务数字化转型之路。该企业在业务发展过程中，业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，这给财务工作带来了极大的困扰。电子发票合规要求日益严格，如何满足这些要求并提升财务工作效率，成为该企业亟待解决的问题。合思作为财务数字化领域的专业服务商，为该企业提供了一套全面的解决方案。
教育巨擘的财务困境剖析
该教育服务品牌业务广泛，旗下拥有多个业务和财务系统。随着业务的不断拓展，这些系统相互独立的弊端逐渐显现。电子发票合规要求使得结构化数据提取变得异常困难，财务人员在处理电子发票时，不仅要进行打印、查重、验伪等操作，耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物档案管理也是一大难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务工作效率和管理水平，也难以满足电子发票合规要求。
合思定制的财务数字化良方
合思针对该企业的问题，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他相关系统等。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收，充分满足电子发票合规要求。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。通过这些方式，能够快速、准确地采集档案数据。实现自动归档功能，包含智能组单、四性检测等。对会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像等都能进行有效管理。
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，进一步满足电子发票合规要求。
步步为营的方案落地之旅
首先，合思通过广泛的接口连接客户的各个系统，对档案数据进行全面采集。确保所有与财务相关的数据，包括电子发票等，都能准确无误地被收集起来，满足电子发票合规要求。
然后，对采集到的数据进行智能组单和四性检测。智能组单能够将相关的档案数据进行合理组合，四性检测则确保数据的准确性、完整性、真实性和合规性，为后续的管理工作打下坚实的基础。
之后，进行电子档案和实物档案的分类管理。同时，建立权限监控机制，对不同级别的用户设置不同的访问权限，保障数据安全，严格遵守电子发票合规要求。
最后，实现档案的借阅、移交、鉴定、销毁等全流程管理。通过信息化手段，对这些流程进行规范和监控，提高管理效率和透明度。
显著可触的转型成果展现
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率，更好地满足了电子发票合规要求。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以快速准确地找到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，有力地保障了电子发票合规要求的落实。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，进一步提升财务数字化管理水平，满足电子发票合规要求。
客户心声见证合作价值
客户对合思的解决方案给予了高度评价。他们认为合思的解决方案有效解决了在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，完全符合电子发票合规要求。
对合思系统的稳定性和功能性表示满意，能够满足企业不断发展的需求。在系统运行过程中，没有出现任何重大故障，为企业的财务工作提供了有力的支持。
认可合思团队的专业服务和技术支持。在项目实施过程中，合思团队给予了及时、有效的帮助，确保项目顺利推进。
客户表示将继续与合思合作，进一步深化财务数字化转型，共同应对电子发票合规要求等各种挑战。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位的财务数字化解决方案，帮助企业提升管理效能，降低成本，满足电子发票合规要求。
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