数电票时代，合思档案助力企业电子会计档案高效管理

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票的全面推广如同一股不可阻挡的洪流，正深刻改变着企业的财务档案管理格局。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为亟待补齐的短板。数电票管理要求具有特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在传统档案管理中遭遇诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅耗材成本高昂，而且储存占地，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费大量时间。

从成本角度来看，传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，造成企业资源的浪费。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，进而造成财税管理低效。

企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，以及数据存储线下载体的难题。因此，保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化的关键。档案合规性检查在这个过程中显得尤为重要，它能够帮助企业及时发现和解决档案管理中的合规问题，确保档案管理工作符合相关法规和标准。

合思档案全面解决方案：解锁档案管理新境界

合思档案凭借其卓越的技术和丰富的经验，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案的领先单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程管理。在这个过程中，档案合规性检查贯穿始终，确保每一个环节都符合合规要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等更多系统，实现了系统之间的无缝对接。业务系统的共享调阅解决方案可实现档案查阅穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案能智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。通过这些解决方案，合思档案能够帮助企业进行全面的档案合规性检查，确保档案管理工作的合规性和有效性。

合思档案的单套制解决方案在业务及管理流程上，实物流转包括业务流转（上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料、打印少量纸质会计资料）、档案采集（到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段）、档案制档（系统整理、匹配、组件、档案制档）、档案管理（全量电子会计档案、必要且少量的纸质档案、主动利用电档为主、辅助备查、档案利用）、财务入账（业务流转、打印少量纸质会计资料）。电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。在整个流程中，档案合规性检查起到了保驾护航的作用，确保每一个步骤都符合相关法规和标准。

合思档案核心功能优势：创新实用引领潮流

合思档案具有多源采集功能，支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。在数据采集过程中，档案合规性检查能够确保采集到的数据符合合规要求，避免因数据问题导致的合规风险。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它能够实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射功能可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在制档过程中，档案合规性检查能够确保档案的组装和关联符合相关法规和标准，保证档案的质量和合规性。

专用格式版式文件功能是合思档案的又一创新之处。它能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”。在文件格式和版式管理方面，档案合规性检查能够确保文件符合相关的格式和标准要求，避免因格式问题导致的合规风险。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案合规性的重要手段。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。通过双模式检测，档案合规性检查能够全面、深入地对档案进行检查，确保档案管理工作的合规性和有效性。

合思档案应用场景案例：实际效果彰显价值

年单据量2.6亿的企业，在会计档案管理方面面临着纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。通过实施合思档案的解决方案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。在这个案例中，档案合规性检查贯穿了整个解决方案的实施过程，确保企业的档案管理工作符合相关法规和标准，为企业的合规经营提供了有力保障。

共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储（OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态）、业务完整性检测（系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性）、单套制落地（混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化）。通过实施该方案，企业实现了标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在这个案例中，档案合规性检查起到了关键作用，确保企业的档案管理工作在各个环节都符合相关法规和标准，推动企业实现了档案管理的合规化和数字化转型。

多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节复杂、存储环节占用空间、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收）、业务检测方案（精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配）、跨系统调阅方案（通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据）。通过实施该方案，企业实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在这个案例中，档案合规性检查贯穿了整个管理方案的实施过程，确保企业的档案管理工作在各个方面都符合相关法规和标准，为企业的高效运营和合规发展提供了坚实的基础。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临着低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间、受环境因素影响易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、重复操作易出错，利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找、查阅繁琐、档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围）、智能化制档方案（按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装）、电子原文件独立管理（电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础）。通过实施该方案，企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在这个案例中，档案合规性检查同样发挥了重要作用，确保企业的档案管理工作在各个环节都符合相关法规和标准，推动企业实现了档案管理的数字化和高效化。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，这些企业在使用合思档案后都取得了显著的成效，如提升管理效率、降低成本、实现无纸化等。

如果您的企业也想抓住数字化转型机遇，实现电子会计档案的高效管理和降本增效，不妨选择合思档案。现在就可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，获取更多关于合思档案的信息和服务，还能免费试用，开启电子会计档案管理的新篇章。