在当下，自 2022 年底疫情退潮后，企业的差旅业务如同久旱逢甘露，呈现出“井喷式”增长。2023 年 1 – 7 月份，飞机、酒店、火车、用车、用餐等企业差旅相关订单量急剧攀升。尽管机票、交通工具租赁、酒店住宿价格明显上涨，但交易总量却仍未恢复到疫情前 2019 年的峰值水平。
在商务消费价格和成本上升的背景下，企业正处于业务拓展和成本控制的两难境地，降本增效的压力空前巨大。在效率层面，差旅订票、发票、单据处理成为企业面临的最突出问题；而发票的获取、核对和处理，更是管控的最大痛点。如今订单超标趋势愈发明显，企业在控制策略上急需从“事后控制”转向“事前或事中”的前置管控。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润，在财务智能化趋势下为企业的差旅管理带来新的解决方案。
高端制造企业差旅管理困局
某高端制造上市公司，拥有 3000 多名员工和 10 多家子公司。在差旅管理方面，该企业可谓是问题重重。
员工报销流程漫长，体验感极差。多系统操作繁琐不堪，还不支持移动端，员工不得不进行个人垫资，使用纸质借款申请，报销时效长达 2 个月。这些问题让员工苦不堪言，每次出差报销都像是一场“持久战”。
对于财务人员来说，低价值工作占据了他们大量的时间。手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦等，让他们在繁琐的事务中疲于奔命，无法将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
企业老板也面临着困境，无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析。费用居高不下，管理决策缺乏数据基础，就像是在黑暗中摸索前行，难以做出准确有效的决策。
该企业也曾进行过从“点”到“线”的费控管理探索，但过程十分坎坷。财务人员手工登记 Excel 表格，不仅费时费力，而且效率低下。原有的 TMC 平台无法满足企业的需求，OA + 自研费控系统仅仅服务于审批，无法实现全面的差旅管理和成本控制。在财务智能化趋势下，该企业急需一个更高效、更智能的解决方案。
合思定制化差旅解决方案
面对该企业的诸多问题，合思提供了一套全面且针对性强的解决方案，涵盖了多个核心功能和实用产品。
合思的解决方案具有一系列强大的核心功能。预算预占用功能可以在业务发生前对预算进行合理规划和控制，避免超预算情况的发生。费用标准校验能够实时检查费用是否符合企业设定的标准，确保每一笔支出都合理合规。行程重叠校验可以避免员工重复预订行程，节省成本。订单占预算功能可以实时监控订单对预算的占用情况，让企业对费用支出一目了然。差标校验功能可以确保员工的差旅费用在规定的标准范围内。对账结算中心实现了财务与业务的高效对账和结算，统一结算和统一开票功能简化了财务流程，提高了工作效率。自动生成凭证功能减少了财务人员的手工操作，提高了凭证的准确性和及时性。合思 BI·差旅分析则为企业提供了丰富的差旅数据分析看板，帮助企业洞察差旅行为，优化差旅标准。
在产品使用方面，合思费控是核心产品之一，它为企业提供了全面的费用控制和管理功能。合思商城则为员工提供了便捷的消费渠道，员工在移动端就可以进行申请，即使身处偏远地区也不用担心。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，下沉市场也能轻松买到车票、酒店等，解决了员工长期出差的借款、报销问题。ERP 互联实现了与企业现有 ERP 系统的无缝对接，确保数据的实时共享和流通。银企直连则实现了企业与银行之间的直接连接，提高了资金支付的安全性和效率。
通过这些核心功能和产品的组合，合思为该企业打造了一个一站式的差旅管理解决方案，在财务智能化趋势下帮助企业实现了差旅管理的数字化和智能化转型。
合思方案带来显著成效
该企业使用合思的解决方案后，取得了显著的成果。
员工报销效率大幅提升 300%。现在出差结束后，大多数情况系统都可以自动生成差旅补贴单，并送审财务审批，员工再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，节省了大量的时间和精力。
财务人力成本降低 50%。系统自动计算、送审的差旅补贴报销单，有效规避了之前员工有意或无意的虚填、错填，并自动推送订单消费详情，财务审批速度大幅提高。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了财务部门的整体工作效率。
在管理洞察和数据监测方面，差旅分析助力企业实现了标准化管理。多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。企业可以根据数据分析结果，合理调整差旅政策，提高差旅资源的利用效率。
该企业对合思的解决方案给予了高度评价，认为“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，可以第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，做到‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’”。在财务智能化趋势下，合思的解决方案为企业带来了实实在在的价值。
合思方案意义与未来展望
合思的解决方案对于企业具有重要的意义。降本增效是企业经营永恒的命题，通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，才能提高组织内各职能的活力和免疫力。合思的解决方案正是在财务智能化趋势下，帮助企业实现了这一目标。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。在未来，财务智能化趋势将更加明显，企业需要不断提升自身的数字化水平，以适应市场的变化和竞争的需求。
面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策驱动长期趋势，通过数字化建设，比如构建适合企业自身的线上聚合消费平台、费控系统、电子档案系统、智能数据分析平台等，是切实可行的降本增效、可持续发展路径。
如果您的企业也想在财务智能化趋势下提升差旅管理水平，实现降本增效，欢迎免费试用合思的敏捷财务收支管理平台。您可以拨打 400 – 999 – 8293 或访问 www.hosecloud.com 了解详情。让合思与您一起，开启财务智能化管理的新篇章。
