在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了新的难题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的要求。
在纸电混合的时代，企业不同角色在财务档案管理方面都有着各自的困扰。企业高管常常为纸质档案管理成本过高而烦恼，不仅花费巨大，而且储存占地空间大。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据搞得焦头烂额，整理工作耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作繁琐至极。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程十分繁琐，增加了不必要的工作量。
企业在财务档案管理方面还存在着诸多成本和风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求大；隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业的全面数字化进程。
面对这些行业痛点，合思档案作为一款优秀的法规遵循工具应运而生，为企业提供了全方位的解决方案。
法规遵循工具的多角色解决方案
合思档案深知企业不同角色在财务档案管理中的需求，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供了针对性的解决方案，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，合思档案还能提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，帮助企业降本增效。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务而言，合思档案能够提高他们的工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。作为一款法规遵循工具，它为企业不同角色提供了高效、便捷的档案管理方案。
法规遵循工具的核心功能与优势
合思档案作为一款强大的法规遵循工具，拥有众多独特的核心功能与优势，在档案管理方面表现卓越。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它支持多源采集，通过自动生成式Open API实现跨系统数据集成。预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能同样出色。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
档案管理功能方面，权限管理精准。合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
法规遵循工具的应用场景与案例
合思档案作为一款优秀的法规遵循工具，在实际企业应用中取得了显著的效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测、跨系统调阅。管理成效为统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款出色的法规遵循工具，能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型。
合思档案拥有众多成功客户案例，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，企业可以放心选择。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，企业可以通过多种方式联系合思获取服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，能够为企业提供优质的产品和服务。如果您的企业也在为财务档案管理问题而烦恼，不妨抓住机会选择合思档案，现在就可以免费试用，体验这款法规遵循工具带来的高效与便捷。
