在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，也在这场转型浪潮中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构和业务体系，在财务数字化转型过程中面临着诸多挑战，尤其是费用预算监控方面的问题亟待解决。
痛点困局：费用预算监控难题凸显
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自研系统整合之殇
动力源存在大量自研系统，这些系统之间难以整合，传统手工报销模式的弊端愈发明显。员工在提交申请单时，需要在各个系统间来回切换，这不仅耗费时间，还容易出现信息遗漏。报销数据需要财务人员手工录入系统，增加了出错的风险。发票验真、查重工作也只能通过手工进行，导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得费用预算监控难以高效开展。 -
系统割裂数据分散
动力源的系统存在割裂现象，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化，费用预算监控失去了及时性和准确性。 -
业务复杂报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式给费用预算监控带来了极大的挑战。 -
组织流程难以统一
公司组织架构扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，进一步增加了费用预算监控的难度。
合思良方：精准破解费用预算监控难题
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供了系统集成解决方案，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为费用预算监控提供了准确的数据基础。 -
无需报销高效合规
在产品应用上，合思推出的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，有效提升了费用预算监控的效率和合规性。 -
强大连接打破壁垒
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为费用预算监控提供了有力的技术支持。
专业实施：规范推进费用预算监控升级
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基础搭建系统集成
合思首先进行系统集成工作，将动力源已有的HR、BPM等系统与合思费控进行数据同步。这一步骤为后续的产品应用打下了坚实的基础，确保了费用预算监控所需的数据能够准确、及时地获取。 -
逐步推广应用落地
在系统集成完成后，合思逐步推广无需报销等产品应用。引导员工适应新的报销模式，通过培训和宣传，让员工了解新报销模式的优势和操作方法，确保消费合规和流程顺畅，进一步提升费用预算监控的效果。 -
持续优化连接升级
合思持续优化系统连接，利用Open API和自定义流程引擎技术，不断加强与第三方系统的对接。通过持续的技术升级和优化，实现数据的高效流转，为费用预算监控提供更加稳定和可靠的技术保障。
显著成效：费用预算监控全面提升
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操作革新效率飙升
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率，也为企业节省了大量的成本，费用预算监控更加高效。 -
员工体验大幅改善
员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了便捷和实惠，同时也有利于费用预算监控的执行。 -
财务工作轻松高效
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，费用预算监控更加精准。 -
管理决策实时精准
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，费用预算监控更加全面。
高度认可：动力源盛赞合思方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。动力源对合思解决方案的高度评价，充分证明了合思在费用预算监控方面的专业能力和解决方案的有效性。
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