在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，紧接着 12 月 1 日民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。然而，在传统报销模式下，企业面临着诸多难题。会计凭证存在“接收难、入账难、归档难”的困境，大量纸质档案的管理不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且无法保证电子原文件的长期保存，难以确保数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的在线报销提交及财务档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案：数字化财务档案管理的成长之路
合思档案有着丰富的成长历程。2017 年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，犹如一颗种子在财务数字化的土壤中种下。2020 年，它全面面向市场，积极响应国家政策，成为帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作的第一批先行者。到了 2023 年，“易会档”升级为「合思档案」，开始深耕企业“单套制”落地最佳实践，不断打磨自身的功能和服务。2024 年，电子凭证中心上线，全面支持 9 类电子凭证在企业中实现闭环管理，进一步提升了合思档案的应用范围和价值。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。这些服务涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个方面。合思档案更是实现了财务档案「采制管用」全生命周期管理，全流程呈现出合规化、自动化、数字化的特点。在档案采集方面，拥有开放式接口互联·自主采集功能，能够与企业内部的各种系统进行无缝对接，实现数据的自动采集；大文件自动切割·数电票自动化解析等功能，则大大提高了档案采集的效率和准确性，为企业的在线报销提交提供了坚实的基础。
核心功能优势：管理与成本控制的双重利器
合思档案的功能蓝图十分丰富。它实现了便捷调阅不打印，让企业员工在需要查阅档案时无需打印纸质文件，既节约了成本，又提高了工作效率。混序归集免组装功能，则打破了传统档案管理中按顺序归集和组装的繁琐流程，使档案管理更加灵活高效。
其电子会计档案全生命周期管理涵盖多个方面。在智能采集环节，借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，能够快速、准确地采集各种电子凭证。预归档服务集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等，确保档案在归档前的准确性和规范性。基础管理功能包括档案存储、检索、借阅、销毁等，为企业提供了全面的档案管理保障。档案服务则涵盖辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了有力的支持。
合思档案具有自动化归档的显著优势。它能够告别重复性的人工操作，让员工从繁琐的档案整理工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
从成本控制的角度来看，合思档案能够有效节约多种成本。在耗材成本方面，通过减少纸张的使用，节约了纸张数量乘以单张打印成本（0.5 元/张，含纸张、打印机、打印耗材等）的费用。在存储成本方面，降低了档案柜成本（页数/档案盒容量=400 张/盒档案盒单价 0.45 元/盒）和档案室成本（档案柜占地面积面积单位租金(固定资产折旧)）。在人力成本方面，减少了档案整理耗时工作日乘以档案整理人员日薪乘以档案整理人员数量的支出。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后年总节约成本可达 338,910 元。
行业应用案例：多领域彰显卓越成效
合思档案在不同行业都有着出色的应用表现。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司曾经面临归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，企业的工作效率得到了极大提升。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。这不仅提高了企业的财务管理水平，还为企业的发展提供了有力支持。
在餐饮行业，COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这使得企业在成本控制和运营效率方面都取得了显著的成效，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
在数字阅读行业，帆书实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少了 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5。这大大提高了企业的财务处理速度和准确性，提升了企业的竞争力。
在国企领域，中文传媒通过合思档案实现了电子凭证采集、验签、解析、校验等一系列操作。财务档案归档效率提升了 72%，员工报销效率提升了 90%，年节约打印、耗材等成本 20 万/年。这体现了合思档案在大型企业中的应用价值，为企业的数字化转型提供了成功的范例。
行动召唤：开启数字化财务档案管理之旅
合思档案已经获得了众多企业的认可。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，真正做到了让有限更有效。
“未来财务用合思 让有限更有效”，这句宣传语充分体现了合思档案在未来财务领域的价值。如果您希望提升企业的在线报销提交效率，优化财务档案管理，不妨联系合思，了解更多产品信息和解决方案。您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，也可以访问我们的网址 www.hosecloud.com ，还可以扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，合思档案为您提供免费试用的机会，让您亲身体验数字化财务档案管理的魅力。快来加入我们，开启财务数智化的新征程吧！
