在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
在这样的背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像是一把精准的钥匙，能够有效解决企业财务档案管理中的诸多难题，为企业的财务数智化转型提供强大助力。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，进行一场深度的报销实践经验分享。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在辉煌的背后，公司的财务档案管理却面临着诸多痛点。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要仔细核对，确保数据的准确性。但即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。
纸质档案的管理还受限于时间和空间。查找一份档案往往需要耗费大量的时间，工作人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还影响了公司的决策速度。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。公司需要专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护，成本居高不下。在当前经济环境下，降低成本、提高效率已成为企业生存和发展的关键。好想你健康食品股份有限公司急需一种高效、便捷的财务档案管理解决方案。这也是我们报销实践经验分享中不得不关注的重要问题。
合思档案解锁管理新密码
合思档案的出现，为好想你健康食品股份有限公司带来了新的希望。针对公司在财务档案管理方面的痛点，合思提供了一系列切实可行的解决方案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再手动查找和核对。这大大提高了工作效率，让财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。例如，在进行报销审核时，财务人员可以快速查看相关的发票和单据，确保报销的真实性和合规性。通过这样的方式，我们可以更好地进行报销实践经验分享。 -
自动组装档案 提升审计效率
合思档案支持自动组装功能，能够将相关的档案数据自动组合在一起，形成完整的档案。在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速查阅和分析档案数据，减少了审计时间和成本。同时，系统还提供了审计跟踪功能，能够记录审计过程中的每一个环节，确保审计工作的合规性和透明度。这对于企业的财务管理和合规经营具有重要意义，也是报销实践经验分享中的重要内容。 -
虚实结合管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物档案的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅方便了档案的查阅和管理，还提高了档案的安全性。例如，当需要查阅某一份档案时，工作人员可以通过系统查询到该档案的电子信息，并根据二维码定位到实物档案的存放位置，快速取出档案。这种虚实结合的管理方式，为企业的财务档案管理带来了极大的便利，也是我们报销实践经验分享的亮点之一。
显著成效见证实力
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，取得了显著的成果。通过对各项数据的分析，我们可以清晰地看到合思档案在降本增效方面的强大实力。
在人工耗时方面，减少了90%。以往，财务人员需要花费大量的时间进行档案的整理、核对和归档工作。使用合思档案后，这些工作都可以通过系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以通过系统实时接收和查看分公司的财务档案，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。在借阅管理耗时方面，减少了67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅档案，无需再到档案室手动查找。
预计每年还将减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案在减少人力成本、空间成本和管理成本方面的优势。通过使用合思档案，好想你健康食品股份有限公司实现了财务档案管理的高效化和智能化，提升了企业的竞争力。这些显著的成效，为我们的报销实践经验分享提供了有力的证据。
合思档案引领未来
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业实现真正的数字化转型。它有效降低了单位运行成本及资源消耗，实现了数字化和绿色化的协同转型。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。在未来，合思档案将继续发挥其技术优势和服务优势，不断优化和完善产品功能，为更多企业提供更加优质的财务数智化解决方案。
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