在当今的企业运营中，档案管理犹如一座无形的大山，给企业带来了诸多棘手的问题。企业高管们常常为纸质档案管理的高成本和庞大占地而苦恼，纸质档案不仅在存储上需要耗费大量的空间，而且管理成本也居高不下。更为关键的是，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，使得企业错失了许多挖掘数据价值的机会。
财务人员则深陷于档案数据整理的繁琐工作中。面对海量的档案数据，他们需要花费大量的时间进行手动逐一匹配和核对确认，这种枯燥繁复的工作不仅消磨了他们的工作热情，还降低了工作效率。业务人员在出差、招待报销时，也面临着纸质票据留存上交流程繁琐的困扰，耗费了大量的时间和精力。
除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据不能得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的档案管理带来了巨大的挑战。因此，解决企业档案管理的痛点已经成为当务之急。
合思档案：全面解锁档案管理新方案
合思档案针对企业档案管理的诸多痛点，精心打造了一套全面的解决方案。该方案以领先的单套制解决方案（标准方案）为核心，搭配六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其独特的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够真实反映企业的经营业务。档案数据还可以进行穿透查询，纸质原文件混序归档的效率更高，确保了会计档案应收尽收且合规。
档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现了不同档案类型的高效管理。该方案提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可以根据自身的管理需求自定义归档目录，具有很强的灵活性和适应性。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，还能自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，有效保障了财务合规。
核心功能亮点：铸就档案管理卓越优势
合思档案的核心功能亮点突出，为企业的档案管理带来了显著的优势。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式，确保了会计资料采集的全面性和准确性。
智能制档功能通过规则引擎实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度也可以进行可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便了财务人员的查询和分析。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业的档案存储成本。该功能支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以进行自定义调配生成，使得档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供了灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性，检测结果还可以进行查阅和追溯。
企业收益：开启高效档案管理新时代
企业使用合思档案能够获得显著的收益。首先，实现了显著的降本增效，企业可以更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，能够节约70%的纸张成本、75%的整理成本，还能提升90%的检索效率，大大降低了企业的运营成本。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使得企业的业务流程更加顺畅，信息传递更加高效。
让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的利用和价值挖掘。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升，为企业的决策提供了有力的支持。
合思档案还满足了企业不同人员的需求。对于CEO/高管来说，能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策的数智化，实现降本增效。归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值的工作，档案数据同源便于监控和分析，轻松完成档案管理工作。外部审计人员可实现档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务人员重复沟通补充审计资料，提高了审计工作的效率。
典型场景应用：多领域彰显卓越实力
合思档案在不同的典型场景下都有着出色的应用。
在共享调阅场景中，满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，还支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整的业务链数据。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有不同的查询方式，提高了档案查阅的便利性和效率。
数电票场景提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理，提高了发票管理自动化水平。
实物备查场景在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理。线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程的线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。
大数据场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑安全存储机制，以及多种档案数据下载方式。
客户成功案例：见证合思档案强大效能
众多企业已经见证了合思档案的强大效能。某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，企业成本大幅降低，财务人员工作效率显著提高。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，统一储存了档案数据，实现了业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨行动起来选择合思档案。现在您可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站，免费试用合思档案，开启高效档案管理新时代。
