在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营离不开对各类信息的精细管理，尤其是档案管理。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务提供商，始终聚焦技术创新应用。这家高科技企业每年在研发上的投入占营业收入的 10%以上，拥有超过 2000 项核心知识产权。其员工数量达 3000 多人，国内服务网点有 170 多个，还拥有 5 个信息化系统，年银行回单数 10 万 +、发票数 15 万 +、电子凭证量 30 万 +。如此庞大的业务规模和数据量，对其档案管理提出了极高的要求。然而，传统的档案管理模式逐渐暴露出诸多问题，这不仅影响了企业的运营效率，也对内部审计管理带来了挑战。
档案管理困局凸显内部审计管理难题
在企业的日常运营中，档案管理就像一座无形的基石，支撑着各项业务的有序开展。然而，高新兴科技集团在档案管理方面却面临着重重困境，这些困境也直接影响到了内部审计管理的有效性。
首先是档案管理成本居高不下。在报销、采购付款等业务流程中，需要大量的打印、整理、装订及归档工作。这不仅占用了库房的空间，还耗费了大量的人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出繁琐，每次查找相关档案都需要耗费大量的时间和精力，严重影响了工作效率，也让内部审计管理的流程变得拖沓。
其次，档案管理存在诸多隐患。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制，存在合规性隐患。这对于内部审计管理来说，无疑是一颗定时炸弹，随时可能引发审计风险。
最后，档案利用效率极低。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，需要耗费大量的人力。而且，不能实现跨系统调阅，不同系统之间的数据无法有效整合，使得内部审计管理难以获取全面准确的信息。
合思妙方破解档案管理与内部审计管理难题
面对高新兴科技集团在档案管理和内部审计管理方面的困境，合思凭借其专业的财务数智化服务能力，为其量身定制了一套档案管理解决方案，犹如一剂良药，为企业带来了新的生机。
– 低开发成本搭建数据桥梁
合思的解决方案具有低开发成本的显著优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。无论是 NCC、U9、OA 还是 CBS 等系统，都能轻松连接。这就像是搭建了一座数据桥梁，将各个系统的数据汇聚在一起，为内部审计管理提供了全面的数据支持。通过这种方式，企业无需投入大量的资金进行系统开发和改造，就能实现数据的集中管理和利用。
– 自动制档释放审计精力
合思的解决方案实现了自动制档功能，大大释放了财务人员的精力。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这不仅提高了档案管理的效率，也为内部审计管理提供了更加准确、完整的审计线索。财务人员可以将更多的精力投入到数据分析和风险评估中，为内部审计管理提供更有价值的支持。
– 全场景数字化利用提升审计效能
合思搭建了档案全场景数字化利用平台，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。通过一键查询，就能获取多系统凭证相关的数据及影像信息。这使得内部审计管理能够更加高效地获取所需信息，提高了审计效率和准确性。无论是审计人员在进行日常审计工作，还是在进行专项审计时，都能快速准确地找到相关档案，为审计决策提供有力支持。
方案落地推动内部审计管理变革
合思的档案管理解决方案在高新兴科技集团的实施过程，就像是一场精心策划的战役，每一个环节都紧密相连，逐步推进，为内部审计管理带来了深刻的变革。
首先，合思通过生成式接口自动采集高新兴科技集团多个异构系统的档案数据，实现了数据的集中获取。这一步骤就像是为内部审计管理建立了一个数据仓库，将分散在各个系统中的数据汇聚在一起，为后续的审计工作提供了丰富的素材。
接着，依据预设的档案关联规则，对凭证数据进行自动匹配组装，保障业务证据链完整，完成档案的自动制档。这就像是对数据进行了一次精细的梳理和整合，使得内部审计管理能够更加清晰地了解业务流程和财务状况，发现潜在的风险和问题。
最后，搭建档案全场景数字化利用平台，实现一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，打破系统间的查询壁垒。这一步骤为内部审计管理提供了更加便捷、高效的查询方式，使得审计人员能够快速获取所需信息，提高了审计工作的效率和质量。
成果显著彰显内部审计管理价值
合思的档案管理解决方案在高新兴科技集团实施后，取得了显著的成果，这些成果不仅提升了档案管理的效率和质量，也为内部审计管理带来了巨大的价值。
归档效率提升了 90%，大大缩短了档案整理和归档的时间。这意味着内部审计管理能够更快地获取到所需的档案信息，及时开展审计工作，提高了审计的时效性。
为企业年节约成本 30 万 +，有效降低了企业在档案管理方面的成本支出。这使得企业能够将更多的资源投入到核心业务和内部审计管理中，提升了企业的整体竞争力。
数字化的档案管理模式让档案利用更加便捷高效，为企业的内审等工作提供了有力支持。内部审计管理能够更加准确地发现问题、评估风险，为企业的决策提供更加可靠的依据。
客户赞誉见证内部审计管理成效
高新兴科技集团对合思的档案管理解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的档案管理解决方案有效解决了他们在档案管理方面的难题，大幅提升了工作效率，降低了成本，让他们能够将更多精力投入到业务发展中。
数字化的档案管理模式让他们的档案利用更加便捷高效，为企业的内审等工作提供了有力支持。在内部审计管理过程中，能够快速准确地获取所需信息，大大提高了审计工作的效率和质量。这充分证明了合思的解决方案在提升内部审计管理水平方面的显著成效。
高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，取得了显著的降本增效成果。在内部审计管理方面，也实现了从传统模式向数字化模式的转型，提升了审计的效率和准确性。如果您的企业也面临类似的档案管理和内部审计管理问题，不妨选择合思。合思作为专业的财务数智化服务提供商，拥有丰富的行业经验和成熟的解决方案，能帮助企业实现财务档案管理的数字化转型，提升企业竞争力。现在，您可以免费试用合思的档案管理解决方案，亲身感受其为内部审计管理带来的变革。
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