在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，自1995年成立以来，始终专注于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型目标仍存在较大差距。尤其是在差旅执行跟踪方面，面临着诸多痛点，严重影响了企业的运营效率和财务管理水平。
痛点剖析：差旅执行跟踪难题待解
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多系统操作体验差合规管理难
动力源的员工在进行差旅申请和报销时，需要在多个系统间频繁切换。申请单的提交要在不同系统操作，报销数据也需财务人员手工录入系统。发票的验真、查重工作只能依靠手工完成，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得差旅执行跟踪工作效率低下。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个差旅报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握差旅相关数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策，差旅执行跟踪缺乏有效的数据支持。 -
业务复杂报销模式多样
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。差旅报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型的费用支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，这进一步增加了差旅执行跟踪的难度。 -
组织架构复杂流程不统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，不同地区的管理程度存在差异。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给差旅执行跟踪带来了极大的困扰。
解决方案：合思打造差旅执行跟踪新方案
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系统集成打破数据孤岛
合思为动力源提供了系统集成的解决方案，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据孤岛，为差旅执行跟踪提供了全面、准确的数据支持。 -
无需报销重塑商旅流程
合思创新性地提出了无需报销的模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地简化了差旅执行跟踪的流程。 -
强大连接能力提升效率
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据实现跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使得差旅执行跟踪更加及时、准确。
实施步骤：有序推进差旅执行跟踪优化
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数据同步奠定基础
首先进行系统集成，完成HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续的业务处理提供了基础数据支持，使得差旅执行跟踪能够在准确的数据基础上进行。 -
推行模式完善流程
逐步推行无需报销的模式，引导员工使用合思商城进行因公消费。同时，不断完善财务对账、结算等流程，确保新的差旅模式能够顺利运行，提升差旅执行跟踪的效果。 -
数据同步加速处理
利用系统的连接能力，实现业务数据的跨系统同步。这不仅加快了业务处理和数据统计效率，还使得差旅执行跟踪能够实时反映业务情况，为企业决策提供有力支持。
成果效益：差旅执行跟踪成效显著
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操作体验革新效率提升
通过多系统集成和数据互通，动力源的员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。差旅执行跟踪变得更加高效，员工能够更快地完成报销流程，企业的财务管理成本也得到了有效控制。 -
员工体验优化流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，差旅执行跟踪更加便捷。 -
财务合规统一管控加强
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作。差旅执行跟踪的合规性得到了有效保障，财务管控更加统一。 -
管理全程管控决策精准
合思的解决方案实现了对差旅管理的事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业差旅相关信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，差旅执行跟踪为企业管理提供了有力支持。
客户评价：动力源认可合思方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在差旅执行跟踪等财务数字化解决方案方面的高度认可。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位财务数智化服务。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您的企业也想在差旅执行跟踪等财务数字化管理方面取得突破，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在就可以免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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