数电票时代，合思档案助力企业会计档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业面临着诸多挑战与变革。尤其是在数电票时代，会计档案管理领域正经历着一场深刻的变革。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理迎来了全新的挑战。企业的信息化建设亟待加强，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用而苦恼；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时且工作枯燥的困境；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐所困扰。同时，传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间，造成了企业资源的浪费；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，导致内部协作滞后；更令人担忧的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，使得财税管理效率低下。

不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存的问题，迫切需要电子会计档案管理系统来实现全面数字化。而合思档案产品的出现，正是为解决这些问题而来。

合思档案：单套制电子会计档案管理的佼佼者

合思档案是北京合思信息技术有限公司精心打造的领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司始终秉承以客户为中心的服务理念，在全国设有研发中心和直营服务网络，并通过合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，为企业解决了内外交困的档案管理问题。不仅节约了纸张成本和整理成本，还提升了检索效率，确保了管理的合规性。

合思档案可实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等丰富的功能模块。值得一提的是，合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，其专业性和可靠性有目共睹。

核心功能与技术亮点：创新驱动档案管理变革

• 大数据解决方案：海量数据高效处理引擎
  合思档案的大数据解决方案犹如一台强大的引擎，支持百亿级单据量的匹配关联，能实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。该方案支撑各类归档格式转化，能够秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等强大的数据提取能力。通过实现元数据级检索和海量数据秒级查询，采用海量数据匹配引擎、映射引擎，并拥有专利技术支撑，保障了海量数据存储的安全。这一方案让企业在面对海量档案数据时不再束手无策，能够轻松应对，充分挖掘数据背后的价值。

• 档案扩展解决方案：自定义档案管理新境界
  合思档案的档案扩展解决方案为企业提供了极大的灵活性。企业可以自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。企业可根据自身管理需求自定义归档目录，同时支持财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。这使得企业能够根据自身的业务特点和管理需求，量身定制档案管理方案，满足多样化的档案管理需求。

• 证据链完整性解决方案：构建完整财务证据链条
  在财务合规方面，合思档案的证据链完整性解决方案发挥着重要作用。通过可视化的规则引擎，它提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。例如，检测涉及资金类业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。这一方案确保了企业财务档案的真实性和完整性，为企业的财务管理提供了坚实的保障。

• 数电票解决方案：实现数电票全流程闭环管理
  随着数电票的普及，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。企业和员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，在业务环节和入账环节实现一系列自动化处理。这一方案让企业在数电票管理方面更加便捷高效，符合会计档案政策规定，顺应了数字化时代的发展趋势。

优势凸显：对比传统档案管理更胜一筹

• 成本优势：节约企业资源
  传统档案管理存在着诸多成本问题，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的存储空间；高隐形成本如手工装册归档的重复性工作量大。而合思档案能够帮助企业节约成本，如节约70%的纸张成本、75%的整理成本。在一些实际案例中，某企业通过使用合思档案，减少了100万张纸/年的纸张打印成本，减少了300册/年的存储空间，释放了1/3的存储空间。这充分体现了合思档案在成本控制方面的优势，符合会计档案政策规定中对企业资源合理利用的要求。

• 效率优势：提升工作效率
  传统档案管理查询调阅条件不够精细，数据不能有效利用，档案数据量大时整理耗费时间，且需要手动逐一匹配、核对确认。合思档案则可提升90%的检索效率，实现100%自动归档，最大程度减少人工介入。在实际案例中，某企业使用合思档案后，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，档案查询耗时减少了80%。这使得企业的档案管理工作更加高效，员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

• 合规优势：保障财务合规
  传统档案管理存在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等合规风险。合思档案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用，还能通过智能检测会计档案的完整性，确保财务合规。这让企业在档案管理方面无需担心合规问题，能够安心发展业务。

• 数据利用优势：让数据“活起来”
  传统档案管理中，档案数据没有汇总整理，难以分析利用，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找。合思档案可让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索满足多场景查询需求，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索；一站式预览，穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，还能实现可视化盘点档案数据，将档案数据资产化。这使得企业能够更好地挖掘档案数据的价值，为企业的决策提供有力支持。

实际案例：见证合思档案的卓越价值

• 某年单据量2.6亿企业：实现档案管理电子化
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理自动化、规范化，降低了企业成本。数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这一案例充分展示了合思档案在处理海量数据时的强大能力，符合会计档案政策规定中对档案管理高效性的要求。

• 世界重型装备制造商：实现标准化与合规化
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。这一案例表明合思档案能够帮助大型企业解决复杂的档案管理问题，提升管理水平。

• 某企业：打破数据孤岛，实现业财一体
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案实施了数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效为统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低了财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这一案例体现了合思档案在整合企业档案数据、提升管理效率方面的重要作用。

• 中国民办教育集团：简化流程，提高效率
  中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这一案例说明合思档案能够适应不同行业的需求，为企业提供个性化的档案管理解决方案。

未来展望：携手共创数字化财务管理未来

合思档案能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。通过降本增效、提升管理效率、保障合规性等优势，为企业带来显著的效益。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将持续发挥其作用，推动企业在数字化转型道路上不断前进。

合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思将不断优化和完善合思档案产品，更好地满足企业日益增长的数字化档案管理需求，携手企业共创更高效、更智能的财务管理未来。

如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业数字化档案管理的新篇章。