在纸质发票与数电票并存的时代，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于存储，还占据了宝贵的物理空间。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。
财务人员更是被大量的档案数据所困扰。整理档案不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。
此外，数电票的出现对企业的档案管理提出了新的要求。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业急需专业的电子会计档案管理平台来适应这些新变化。合思档案解决方案应运而生，为企业解决这些痛点提供了有力的支持。
合思档案：一站式档案管理利器
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
在档案调阅方面，合思档案做到了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。同时，预置的规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能让用户自由穿透档案链，为企业的档案管理带来了极大的便利，也有助于保障差旅报销合规性。
核心功能亮点：打造高效档案管理体系
- 档案扩展：自由定制，灵活管理
档案扩展解决方案赋予了企业自定义档案类型的能力，实现了全流程的扩展管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，能够实现不同档案类型归档接口的配置化。这意味着企业可以根据自身的需求，灵活地管理各类档案，为差旅报销等业务的档案管理提供了更多的可能性。 - 证据链完整：智能检测，合规无忧
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够自动检测证据链的完整性，保障财务合规。在差旅报销过程中，该方案可以确保相关票据、凭证等档案的完整性和合规性，为企业的财务管理提供了坚实的保障。 - 共享调阅：多维查询，便捷高效
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。无论是企业内部的不同部门，还是外部审计人员，都可以根据权限快速、准确地查阅所需档案，提高了工作效率，也有助于保障差旅报销合规性的审核工作顺利进行。 - 数电票：全流程自动化，省心省力
数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。这大大减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率，同时也确保了数电票档案管理的准确性和合规性，为企业的差旅报销等业务在数电票时代的合规管理提供了有力支持。
企业收益：多维度提升企业价值
- 高管决策：数智化助力，挖掘数据价值
对于CEO和高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能够提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。在差旅报销方面，通过对相关档案数据的分析，高管可以更好地了解企业的差旅费用支出情况，制定更加合理的政策，保障差旅报销合规性。 - 财务人员：告别繁琐，高效工作
归档员和财务人员使用合思档案后，能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。实现档案数据同源后，便于进行监控和分析。在处理差旅报销档案时，财务人员可以更加轻松地完成数据的整理、核对和归档工作，确保差旅报销的合规性。 - 外部审计：在线化协作，高效沟通
外部审计使用合思档案后，可实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少了与财务的重复沟通。在审计差旅报销合规性时，审计人员可以更加便捷地获取相关档案，提高审计效率。 - 企业整体：降本增效，合规发展
企业整体使用合思档案可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，助力双碳目标落地。在差旅报销管理方面，企业可以通过合思档案实现更加高效、合规的管理，降低管理成本。
典型应用场景：广泛适用，助力企业发展
- 费控报销：业财融合，智能管理
在企业费控报销场景中，合思档案可实现智能聚合消费、费控报销等全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。它可以对差旅报销的各个环节进行有效管理，确保每一笔报销都符合企业的政策和相关法规，保障差旅报销合规性。 - 集团档案：标准统一，数据同源
对于集团型企业档案管理，合思档案可实现共享中心统建，推进档案管理标准化落地，实现档案共享和数据同源。在集团企业的差旅报销管理中，通过统一的档案管理平台，可以确保各子公司的差旅报销政策和流程一致，保障差旅报销合规性。 - 多系统互联：打破孤岛，全生命周期管理
在多系统数据互联场景下，合思档案能打破数据孤岛，整合各类会计资料，实现全生命周期管理。在差旅报销过程中，它可以将不同系统中的数据进行整合，为企业提供更加全面、准确的差旅报销信息，保障差旅报销合规性。 - 纸电混合：自动匹配，电子化管理
针对会计档案纸电混合管理难题，合思档案可自动匹配组装档案，实现电子化管理和借阅信息化。在差旅报销档案管理中，无论是纸质票据还是电子发票，都可以通过合思档案进行有效的管理，保障差旅报销合规性。
客户成功案例：实践验证，效果显著
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案能够帮助企业在扩大业务规模的同时，提高工作效率，保障财务管理的合规性，包括差旅报销合规性。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在差旅报销管理方面，实现了更加高效、便捷的操作，保障了差旅报销合规性。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统给予肯定。这说明合思档案在保障企业合规管理方面发挥了重要作用，差旅报销合规性也得到了有效保障。
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标大幅优化。在差旅报销管理上，实现了更加规范、高效的操作，保障了差旅报销合规性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案具备广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等能力，能为企业提供全面、优质的档案管理服务。
合思在全国多地设有服务网络，拥有专业的团队和丰富的经验，为企业的数字化转型保驾护航。如果您的企业也想解决档案管理难题，保障差旅报销合规性，不妨尝试使用合思档案解决方案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站等方式联系合思，点击免费试用，开启档案管理数字化之旅。
