在数电票时代的浪潮下，电子会计档案管理的重要性日益凸显。根据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新挑战。企业的信息化建设急需加快步伐，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
传统的档案管理模式在纸电混合时代暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅在耗材、存储场地等方面花费巨大，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这对企业的决策和运营造成了一定阻碍。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理档案需要耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复。而业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间和精力，出差票据管理成为了他们工作中的一大难题。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存问题。
综合方案：满足多元需求
合思档案为企业不同角色提供了综合解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，有效解决出差票据管理等难题。
– 为CEO/高管
沉淀数据资产，决胜数字化转型：合思档案助力CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，实现决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
– 为归档员/财务
提高效率，告别重复劳动：对于归档员和财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率，使出差票据管理等工作更加轻松便捷。
– 为外部审计
实现审计在线化，简化沟通流程：合思档案让外部审计变得更加高效。实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大简化了审计流程。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为出差票据管理等提供了全面、高效的解决方案。
核心优势：专业高效管理
合思档案具备一系列核心功能与优势，突出了其在档案管理方面的专业性和高效性，也为出差票据管理提供了强大的支持。
– 多源采集
灵活多样，全面覆盖：合思档案具备多源采集功能。接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，无论是出差票据还是其他档案资料都能轻松采集。
– 智能制档
自动匹配，便捷查阅：在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能及关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有效提升出差票据管理的效率。
– 双模式检测
保障数据真实完整：合思档案拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保出差票据等档案数据的质量。
– 多场景适配
精准管控，灵活扩展：档案管理实现多场景适配，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，满足出差票据管理等不同场景的需求。
成功案例：见证实际价值
合思档案在不同企业的应用场景中展现出了卓越的实际效果和价值，有效解决了出差票据管理等档案管理难题。
– 某年单据量2.6亿企业
实现电子化管理，降本增效：某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本大幅降低，出差票据管理也更加高效有序。
– 大型集团型企业
单套制管理，合规低碳：世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策等成效，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面有显著改善，出差票据管理也更加规范。
– 某企业
数据集成，统一管理：某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化核查，跨系统调阅方案便捷高效，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，在成本效益对比上有明显优势，出差票据管理更加便捷。
– K12民办教育集团
智能化制档，提高效率：中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，出差票据管理也更加智能化。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户如广东某高校、中交集团、好想味等都选择了合思档案，众多客户心声也证明了合思档案在提升管理效率、降低成本、助力无纸化等方面的显著效果。
如果您的企业也在为出差票据管理等档案管理难题而烦恼，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案。现在可以免费试用合思档案，体验其卓越的功能和价值，开启企业档案管理的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。
