在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为发展的必然趋势。以一家世界 500 强旗下的教育服务品牌为例，该企业一直积极寻求财务管理的优化，渴望借助先进技术和解决方案提升效率、降低成本。然而，在财务数字化转型的道路上，它面临着诸多难题。业务与财务系统众多且相互独立，数据难以互通，这给企业的财务管理带来了极大的挑战。而合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的解决方案和强大的技术实力，为该企业带来了破局之法，为企业树立了数据归档标准。
客户业务剖析：困境中探寻数据归档标准
这家教育服务品牌业务广泛，在财务管理方面有着较高的要求。然而，当前的现状却不容乐观。
企业内部业务和财务系统繁杂，各个系统相互独立，数据犹如孤岛，难以实现互通。这导致结构化数据的提取变得异常困难，工作人员在处理电子发票时，不仅要花费大量时间进行打印、查重和验伪，还造成了纸张的浪费。实物存档更是成为企业的一大负担，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长久，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，工作人员需要耗费大量的时间和精力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，使得档案资产的利用率极低。在这样的困境下，企业急需一套科学的数据归档标准来改善现状。
合思方案揭秘：构建数据归档标准蓝图
合思针对该企业的痛点，精心打造了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的数据归档标准提供了清晰的蓝图。
此方案能够广泛连接异构系统，无需开发成本即可介入，确保档案应收尽收。在档案数据来源管理方面，涵盖了电子档案、自研 OA 等多种渠道，通过多种接口传输方式实现全面的数据收集。
方案具备强大的自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节，每个环节都严格遵循数据归档标准，确保档案管理的规范化和科学化。
合思还拥有强大的规则引擎，可进行自定义搭建。亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，极大地提升了数据归档的效率和质量，为企业建立了高效的数据归档标准。
实施步骤详解：落实数据归档标准之路
合思在为该企业实施解决方案时，有着严谨的步骤，致力于将数据归档标准落到实处。
首先，通过自动封装接口连接企业的多个系统，如自研 OA 等，实现数据的采集和整合。这一步骤确保了数据来源的全面性和准确性，为后续的数据处理奠定了基础。
接着，对采集到的数据进行处理。采用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，确保数据的完整性和准确性。同时，利用智能组单和四性检测等功能对数据进行整理和验证，为自动归档做好充分准备。
最后，建立完善的档案管理体系，包括档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节。在每个环节都严格遵循数据归档标准，确保档案管理的规范性和安全性。通过这一系列的实施步骤，合思帮助企业逐步建立起了符合自身需求的数据归档标准。
成果效益展示：彰显数据归档标准价值
经过合思解决方案的实施，该企业取得了显著的成果，充分彰显了数据归档标准的价值。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了档案的利用率。企业的财务数据自动化率达到了 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。这些成果充分证明了合思所建立的数据归档标准的有效性和实用性，为企业的发展带来了实实在在的效益。
客户评价反馈：认可数据归档标准成效
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，对合思的解决方案非常满意。
合思的解决方案有效解决了企业在财务管理方面的痛点，提升了工作效率，降低了成本，为企业的数字化转型提供了有力支持。借助合思的电子会计档案系统和规则引擎，企业能够更好地管理大量数据，实现财务作业的自动化和智能化。与合思合作后，企业的财务管理更加规范、高效，能够更好地应对市场变化和业务发展的需求，充分认可了合思所建立的数据归档标准的成效。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已刻不容缓。合思凭借其专业的解决方案和优质的服务，已经帮助众多企业实现了财务数字化转型，建立了科学的数据归档标准，取得了显著的成效。
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