在当今数字化浪潮风起云涌的时代，数电票正以前所未有的速度发展。相关政策明确，2025年将完成数电票全覆盖。这一趋势为企业财务档案管理带来了新的挑战，同时也凸显了企业加强信息化建设的紧迫性。在收票和开票方面，政策推动力度不断加大。收票时，多部政策肯定了电子发票接收的合法合规性；开票上，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
然而，在纸电混合的时代背景下，企业在传统档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高、储存占地大，且数据难以进行有效的分析利用；财务人员要应对档案数据量大、整理耗费大量时间，还需手动匹配核对的难题；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的困境。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，更有高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。
好在国家政策大力支持电子会计档案管理，多部政策表明电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，同时企业也需高度关注档案全生命周期管理闭环。由此可见，电子会计档案管理变得尤为重要和迫切。
合思档案：全方位财务数智化服务先锋
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业解决内外交困的档案管理问题。
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点。其涵盖了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等多个环节。它能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。该平台提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
不仅如此，合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，具备海量数据秒级查询的大数据解决方案；可灵活扩展业务模型，实现档案扩展解决方案；拥有费控系统、税务系统等多系统支持；具备共享调阅解决方案，可满足跨系统、多场景、多视角的协同需求；还有证据链完整性解决方案，能智能检测财务档案证据链完整性；提供数电票解决方案，实现数电票全流程闭环管理；以及实物备查解决方案，实现实物档案全流程线上化管理。合规管理方案贯穿其中，为企业档案管理的合规性保驾护航。
核心功能与技术亮点：解锁档案管理新密码
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多源采集：灵活多样数据无忧
合思档案的多源采集功能十分强大。它既支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。合规管理方案在数据采集环节就严格把控，确保数据的合规性。 -
智能制档：高效准确轻松搞定
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。合规管理方案确保制档过程符合相关法规要求。 -
专用格式版式文件：灵活存储成本降低
合思档案的专用格式版式文件功能独具特色。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。合规管理方案保障了版式文件的合规性和规范性。 -
双模式检测：严格把关数据安全
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。合规管理方案贯穿于双模式检测的全过程。
对比传统：合思档案优势尽显
传统档案管理以纸质为主，存在诸多弊端。它有着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；还有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。而合思档案能节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%，显著降低企业成本，提高管理效率和合规性，合规管理方案优势明显。
在数据整合和利用上，传统档案管理困难重重。会计档案散落各系统，数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询。合思档案则广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，打破数据孤岛，统一储存、标准和管理，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。合规管理方案使得数据整合更加规范。
传统档案管理在档案关联和证据链完整性检测上依赖人工，效率低且易出错。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。合规管理方案确保档案关联和检测的合规性。
传统档案管理在档案调阅和利用上存在局限性，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，无法实现智能搜索和准确查找。合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，还支持第三方业财系统直接查看档案信息，实现档案外审在线化、可溯源。合规管理方案让档案调阅和利用更加合规。
应用案例：见证合思档案卓越成效
某企业年单据量2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。合规管理方案在该案例中确保了企业档案管理的合规性。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合规管理方案助力该企业档案管理走向合规化。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管和存储环节存在问题、管理方式依赖纸质档案等，以及会计档案散落各系统、日常检索困难、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合规管理方案让该企业档案管理实现合规转型。
中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合规管理方案保障了该教育集团档案管理的合规运营。
合思档案凭借其全面的功能、强大的技术和显著的应用效果，能为企业提供高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案，帮助企业降低成本、提高效率、实现业财融合，在电子会计档案管理领域具有明显优势和重要价值。合规管理方案贯穿始终，为企业的合规发展提供坚实保障。
随着国家政策对电子会计档案管理的支持和推动，以及企业数字化转型的需求不断增加，电子会计档案管理将成为企业数字化建设的必然选择。未来电子会计档案管理系统将朝着更加智能化、自动化、合规化的方向发展，更好地服务于企业的财务管理和发展。合思档案持续创新和迭代，拥有广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求的合规性管理能力以及灵活承接、持续迭代的能力，能够及时应对市场变化和企业需求，为企业提供更加优质的服务和支持。越来越多的企业，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，选择合思档案，通过实际应用证明了合思档案的可靠性和有效性。未来将有更多企业受益于电子会计档案管理的变革，实现企业的可持续发展和数字化转型。
