在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化进程中至关重要的一环。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），正式拉开了电子凭证全流程无纸化时代的帷幕。
电子凭证无纸化对于企业而言意义重大。它不仅能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的技术和创新的解决方案，为企事业单位提供了全方位的财务数智化产品和服务。合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等服务。
数字阅读巨头的财务困境
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，在财务数字化方面，却面临着诸多挑战与痛点。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在差旅费用管理上，由于数据的分散，无法及时准确地掌握差旅电子票据的信息，使得差旅成本难以控制。
每个财务月，该企业均需处理单据量 500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。大量的差旅电子票据需要人工处理，不仅增加了工作量，还容易出现错误。
同时，全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。差旅电子票据也不例外，纸质票据的使用不仅增加了企业的成本，还不符合环保要求。
而且，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。差旅电子票据的管理也面临着同样的问题，一旦票据丢失或信息不完整，将给企业的财务管理带来很大的麻烦。
合思方案点亮转型之路
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的财务数字化转型带来了新的希望。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，保证了财务准确性，能够顺利通过审计，符合上市要求。在差旅电子票据管理方面，通过系统的整合，实现了差旅电子票据的实时采集和准确处理，确保了财务数据的准确性。
该方案提升了财务及时性。结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计能达到 T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，做出更及时的决策。对于差旅电子票据的处理，也能够更加及时，避免了因票据处理不及时而导致的财务风险。
方案实现了员工灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在差旅过程中产生的差旅电子票据，无需手动报销，系统自动处理，大大提高了员工的工作效率和满意度。
方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。差旅电子票据的电子化管理，减少了纸质票据的使用，降低了企业的运营成本，同时也符合环保要求。
合思方案成效显著
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，在增效、降本、合规和先进性等方面都有出色的表现。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。对于差旅电子票据的处理，财务人员可以通过系统实时了解差旅费用的支付情况，提高了工作效率。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。差旅电子票据在数字档案室中能够快速定位和查找，为企业的财务管理提供了便利。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对差旅电子票据的实时监控和分析，企业能够及时发现差旅费用的异常情况，采取相应的措施进行控制。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。差旅电子票据的电子化处理，减少了人工操作，降低了人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。差旅电子票据的电子化管理，避免了纸质票据的打印和存储，降低了纸张成本。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。数字档案室的建立，减少了对物理空间的需求，节约了企业的运营成本。
在合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障了企业费用合规。对于差旅电子票据，系统能够自动进行 OCR 识别和验真，确保票据的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。差旅电子票据的审批流程在系统中清晰可见，便于企业对员工的借款和核销进行管理。保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。差旅电子票据的原生性存储，确保了档案的完整性和安全性。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。差旅电子票据的管理模式体现了合思解决方案的先进性，为企业的财务数字化转型提供了有力支持。
合思的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。电子凭证会计数据标准的推广应用将着力推动电子凭证的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等服务，拥有专业的客户成功团队，能为企业提供全方位的服务保障。如果您的企业也想在财务数字化转型中取得突破，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
