合思助力企业会计资料存档，开启数字化管理新时代

在当今竞争激烈的商业环境中，许多企业都面临着会计资料存档等财务管理方面的难题。今天，让我们走进几家不同行业的企业，看看他们是如何在合思的帮助下，解决会计资料存档问题，实现财务管理的变革与提升。

客户风采引关注

有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，是零食行业的佼佼者。还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，业务繁忙。另外，一家知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张，在数字阅读领域占据重要地位。更有一家世界500强旗下的教育服务品牌，年均有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案需要管理，对会计资料存档的要求极高。这些企业在各自的领域都有着显著的成就，但也都面临着一些财务管理上的挑战。

业务痛点大揭秘

• 零食品牌管理困局
  这家国民经典零食品牌，虽然销售版图覆盖全国，但供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程跨多个系统，导致操作繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下。同时，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费，会计资料存档工作困难重重。
• 业务广企业报销难题
  业务覆盖面广的企业，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”，会计资料存档也缺乏有效的管理手段。
• 数字阅读数据困境
  数字阅读品牌的数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，会计资料存档的准确性和便捷性都受到严重影响。
• 教育服务档案挑战
  教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，会计资料存档管理亟待改善。

合思方案显神通

• 零食品牌全流程方案
  针对国民经典零食品牌的问题，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费可通过差旅申请、业务审批后在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案，有效解决了会计资料存档的难题。
• 业务广企业高效方案
  业务覆盖面广的企业采用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。这一方案不仅提高了报销效率，也为会计资料存档提供了更高效的管理方式。
• 数字阅读业财建设方案
  合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力数字阅读品牌完成业财平台建设，保证财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5）。通过优化财务流程，提高了会计资料存档的效率和质量。
• 教育服务档案管理方案
  教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。通过接口传输（影像支撑、外部设备扫描、人工上传）实现自动归档，包括智能组单、四性检测等，管理会计类档案范围广泛，拥有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，为会计资料存档提供了全面的解决方案。

方案落地稳推进

• 零食品牌实施步骤
  员工在合思商城进行差旅消费，合思商城和TMC提供对账单。财务通过对账结算中心进行核算、记账，线上实现统一开票、自动拆分结算、自动记账。档案管理按照合思的L4级和TMC的L3级无需报销标准进行操作，确保会计资料存档的准确和高效。
• 业务广企业实施流程
  员工因公消费无需垫资、无需报销，系统自动完成相关流程。财务人员无需进行发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎工作，系统实现自动对账。管理层可通过报表快速审批和监控费用，实现会计资料存档的自动化管理。
• 数字阅读平台搭建
  合思助力数字阅读品牌搭建业财平台，优化财务流程，提高结账速度。在这个过程中，会计资料存档工作也得到了有效优化，提高了财务管理的整体效率。
• 教育服务档案归集
  将各种档案数据通过接口传输到系统，系统进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等，实现对各类会计档案的有效管理，确保会计资料存档的规范性和完整性。

成果效益超显著

• 零食品牌降本增效
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，会计资料存档工作更加高效有序。
• 业务广企业协同提升
  “无需报销”提高业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，会计资料存档的便捷性和准确性得到极大提升。
• 数字阅读全面优化
  在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，会计资料存档实现了全面的优化升级。
• 教育服务数字转型
  教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，会计资料存档实现了数字化转型。

客户反馈强信心

• 零食品牌认可方案
  该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，解决方案可供其他门店企业参考，会计资料存档工作得到了有效改善。
• 业务广企业高度评价
  该企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变，与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴，会计资料存档的管理水平得到了显著提升。
• 数字阅读提出建议
  该企业引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，会计资料存档工作还有进一步提升的空间。
• 教育服务成效显著
  该企业以财务共享中心引领企业数字化运营，与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著，企业财务自动化率达91%，预计到2024年自动化率将超97%，会计资料存档实现了高效的数字化管理。

行动号召邀体验

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等20多项主要功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率，为会计资料存档提供有力支持。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。还有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。如果您也想解决会计资料存档等财务管理难题，欢迎致电400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号二维码和小助手二维码与我们联系，快来免费试用合思，开启财务管理的新篇章！