在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点和电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革不仅有利于优化企业业务流程，降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢，更是企业提升竞争力的关键所在。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在这场转型浪潮中扮演着至关重要的角色。合思致力于帮助企业挖出更多净利润，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
接下来，我们将通过一个具体的客户案例，深入了解合思解决方案在电子凭证数字化转型中的价值，同时保障财务文档安全。
国民零食巨头的财务困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它的业务规模庞大，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，这使得整个运营过程繁杂且低效。在财务方面，该企业面临着诸多痛点，严重影响了财务文档安全和企业的整体运营效率。
首先，差旅平台对账方案不灵活。企业核算精细化管理要求高，但现有的对账方式需要在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务价值，同时也增加了财务文档出错的风险，对财务文档安全构成威胁。
其次，事前事中管控不连贯。差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这不仅增加了企业的运营成本，还使得财务数据的准确性和安全性受到影响，不利于财务文档安全的保障。
最后，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大。手工整理、查找这些档案容易出错，造成高额人力物力的浪费，而且在这个过程中，财务文档的安全也难以得到有效保障。
合思量身定制的解决方案
针对该客户面临的诸多问题，合思为其提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全面保障财务文档安全。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可通过合思商城订购或TMC订购。合思商城和TMC会提供对账单，方便后续的核算和管理，确保每一笔消费都有清晰的记录，保障财务文档安全。
在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了记账的准确性和效率，保障财务文档安全。而对于线下统一开票的情况，则进行线下结算、手工记账，但也有相应的流程和规范，确保财务数据的准确性和完整性。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。这种智能化的档案管理方式，不仅提高了档案管理的效率，还实现了财务文档的安全存储和便捷查阅。
该方案具有诸多特点，进一步保障了财务文档安全。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，简化了流程，减少了人为操作带来的错误和风险。同屏比价功能实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务核算的准确性和效率。多源采集功能则实现了智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，确保了财务文档的安全存储和有效利用。
显著的转型成果
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，有效保障了财务文档安全。
在差旅费用方面，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度节约200万 + 差旅费用。同时，财务入账效率提升60%，大大提高了财务工作的效率和准确性，保障了财务文档安全。
在业财连接和档案管理方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务文档的真实性和安全性。
此外，标准化线上借阅流程规范了档案室管理，简化装订流程大幅降低成本，实现了线上线下一体化管理，进一步保障了财务文档安全。
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值，同时保障了财务文档安全。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为企业的财务文档安全提供了全方位的保障。
在未来，电子凭证数字化转型将不断深入发展，企业应积极拥抱这一趋势。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化解决方案，为企业提供更加优质的服务，保障企业的财务文档安全。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型中保障财务文档安全，实现降本增效，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号或添加小助手了解合思解决方案，还可免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。
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