在商业的广阔天地中，好想你健康食品股份有限公司宛如一颗璀璨的明星。它成立于1992年，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业熠熠生辉的上市公司，被誉为“中国红枣上市第一股”。其品牌价值高达154.21亿元，麾下拥有1000多名员工，在全国开设了400多家门店，有18家归档主体，零售网点多达2W +，年凭证数达3.6W +。此外，它还拥有世界最具特色的红枣博物馆，并且是河南省试点单位。然而，就是这样一家实力雄厚的企业，在财务档案管理方面却面临着诸多棘手的问题。
困境重重：财务档案管理的痛点揭秘
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归档难题：单据匹配耗时耗力
在好想你公司的财务归档工作中，确认单据、发票、回单和凭证的一致性是一项极为繁琐的任务。财务人员需要花费大量的时间仔细核对每一项内容，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。每一次的归档就像是一场与时间和准确性的赛跑，让人倍感压力。 -
查找困境：时空限制阻碍效率
纸质档案受限于时间和空间的双重约束。当需要查找某一份档案时，往往要耗费大量的时间在堆积如山的文件中翻找。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得财务工作的效率大打折扣。有时候，一个紧急的报销记录查询需求，可能因为纸质档案查找的困难而无法及时满足。 -
成本之殇：空间人力成本居高不下
大量的纸质档案管理，对空间和人力提出了巨大的要求。公司需要专门的仓库来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了公司的运营成本，使得资源的利用效率降低。 -
合规隐患：数据安全与保存难题
纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面存在明显的不足。无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。一旦出现数据丢失或损坏的情况，将会给公司带来巨大的损失。
合思妙方：为财务档案管理精准施策
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打破壁垒数据同源：便捷利用提升效率
合思为好想你公司提供的解决方案，首先着眼于打破数据之间的壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，为财务人员打造了一个便捷的利用平台。财务人员只需一键操作，就可以实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。在进行报销记录查询时，财务人员可以快速准确地找到所需的信息，无需再花费大量时间去核对和查找。 -
自动组装审计便捷：提升审计效率
在审计方面，合思的解决方案采用了以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式。系统可以自动对档案数据进行组装和整理，为内外审计提供了便利。审计人员可以更加高效地获取所需的信息，提升了审计的效率和准确性。无论是日常的内部审计还是外部的监管审计，都能够更加顺利地进行。 -
实物高效管理：电子实物精准匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者在进行报销记录查询等操作时，只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案管理的难度和成本。
稳步推进：解决方案的实施之路
在实施解决方案的过程中，合思同样采用了“打破壁垒，数据同源”“自动组装，审计便捷”“实物高效管理”的策略。首先，合思的技术团队对好想你公司的财务数据进行了全面的梳理和整合，打破了数据之间的隔阂，实现了数据的同源共享。在这个过程中，确保了每一条报销记录都能够准确无误地录入系统，为后续的查询和管理提供了坚实的基础。
接着，合思为好想你公司定制了自动组装和审计的流程。系统会根据预设的规则自动对档案数据进行分类和整理，方便审计人员进行查阅和审计。同时，系统还会对审计过程进行实时监控和记录，确保审计工作的规范和准确。
最后，在实物档案管理方面，合思为每一份实物档案都贴上了二维码，并建立了虚拟档案库房。通过扫描二维码，就可以快速获取实物档案的相关信息，并在虚拟档案库房中进行定位。这样一来，无论是报销记录查询还是其他档案查阅需求，都能够快速找到对应的实物档案。
成效显著：变革带来的成果与效益
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人工耗时大幅减少
通过合思解决方案的实施，好想你公司在财务档案管理方面的人工耗时减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间在单据核对、档案查找等繁琐的工作上，而是可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。在进行报销记录查询时，也变得更加轻松快捷，大大提高了工作效率。 -
管理耗时显著降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。这意味着公司在档案管理的各个环节都实现了高效运作，资源得到了更加合理的利用。无论是总部对各部门档案的接收和管理，还是员工对档案的借阅和归还，都变得更加顺畅和便捷。 -
综合成本有效节约
预计公司每年可以减少综合成本20万元。这不仅体现在空间和人力成本的降低上，还体现在档案管理效率提升带来的间接效益上。通过更加高效的档案管理，公司可以更好地应对各种财务风险和挑战，为公司的稳定发展提供了有力的保障。
携手合思：开启财务档案管理新征程
合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，共同在财务数智化的道路上前行。
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