在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。北京动力源科技股份有限公司，作为一家具有深厚底蕴和卓越实力的企业，在这场变革中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的不断发展，动力源在财务报销管理方面逐渐面临着一些挑战，其原有的报销管理系统已难以满足企业日益增长的需求。
旧系统困局：报销管理难题凸显
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。但这些努力并未完全达到预期效果，企业的报销管理工作依旧面临着诸多痛点。
多系统操作体验差成为员工和财务人员的一大困扰。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这不仅导致工作效率低下，还难以避免假票、错票、重票情况的出现，合规性难以保障。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，使得财务人员在日常工作中承受着巨大的压力。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销管理的难度。
合思方案：量身定制报销管理新策略
面对动力源在报销管理系统中遇到的重重难题，合思迅速响应，为其量身定制了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思报销管理系统同步；同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思报销管理系统同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了不同系统之间的壁垒，为企业的报销管理工作提供了更加准确、及时的数据支持。
无需报销模式的引入是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还提高了财务工作的准确性和效率。
合思报销管理系统强大的系统连接能力也是其优势所在。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
分步实施：扎实推进报销管理变革
为了确保解决方案能够顺利实施，合思制定了详细的实施步骤。
首先进行系统集成。完成动力源HR系统和BPM系统与合思报销管理系统的数据同步，这一步为后续的业务流程数字化打下了坚实的基础。通过数据的同步，企业能够实现各系统之间的信息共享，避免了数据的重复录入和错误，提高了工作效率。
接着逐步推行无需报销模式。引导员工改变消费和报销习惯，让员工在因公消费时享受免垫资、免开票的便利。同时，财务按照新的流程进行对账、审批和结算。这一过程需要企业内部各部门的密切配合和员工的积极参与，合思通过培训和指导，帮助动力源顺利完成了这一转变。
最后不断优化系统连接。利用Open API和自定义流程引擎技术，确保各系统间的数据流畅互通，实现业务数据的实时同步和高效处理。合思的技术团队持续关注系统的运行情况，根据企业的实际需求进行优化和调整，确保报销管理系统始终保持最佳的运行状态。
显著成效：报销管理系统升级带来多维度提升
通过合思报销管理系统解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这不仅减轻了员工的负担，让他们能够更加专注于工作，还提高了企业的整体运营效率。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，他们能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中感受到了更多的便利和关怀。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。合思报销管理系统为财务人员提供了更加科学、准确的审批依据，确保了费用控制的合规性和结算的统一性。这有助于企业加强财务管理，防范财务风险。
高度评价：携手合思开启未来新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思。合思报销管理系统将助力您的企业实现财务数智化转型，挖掘更多净利润。现在，您可以免费试用合思报销管理系统，亲身感受其带来的便捷与高效。
